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¿Cómo identificar y comunicar logros profesionales?

Recurso elaborado por Daniela Fajardo Ortiz

Esta guía ofrece una metodología para identificar los logros y competencias laborales a partir de un análisis de su trayectoria laboral. Es de utilidad para la elaboración de cartas de presentación, hojas de vida y la preparación de entrevistas.

Tabla de contenido

1. ¿Qué es un logro profesional? 
2. ¿Cómo identificar logros profesionales mediante la metodología S.O.A.R.?
3. ¿Qué buscan los reclutadores?
4. La metodología S.O.A.R. aplicada a entrevistas
5. La metodología S.O.A.R. aplicada a cartas de presentación y hojas de vida
6. Bibliografía

1. ¿Qué es un logro profesional?

Un logro profesional es el resultado de experiencias pasadas que demuestran sus habilidades y conocimientos en determinadas situaciones.

Es importante que conozca y comunique adecuadamente sus logros profesionales, ya que estos constituyen indicadores concretos de sus habilidades y su desempeño laboral.

2. ¿Cómo identificar logros profesionales mediante la metodología S.O.A.R.?

Si se le dificulta identificar sus logros laborales, las preguntas que se presentan a continuación le ayudarán a descubrirlos.

Para identificar sus logros en el trabajo, responda, según su experiencia profesional previa:

• ¿Identificó un problema y lo solucionó?, ¿qué resultados obtuvo?
• ¿Le ahorró tiempo o dinero a su unidad de trabajo?, ¿en qué medida?, ¿qué impacto tuvo esto?
• ¿Escribió algún informe, publicación o boletín en el marco de sus actividades?
• ¿Introdujo un sistema o procedimiento nuevo que facilitó el trabajo o lo hizo más preciso?
• ¿Participó en la toma de decisiones o planificación?, ¿qué le aportó esto al equipo?
• ¿Actuó alguna vez como enlace entre personas, equipos o grupos?
• ¿Diseñó o desarrolló algún programa o iniciativa?, ¿cuáles fueron los resultados?
• ¿Dirigió con eficacia grupos o personas?, ¿qué resultados tuvo esto?

Una vez haya reflexionado acerca de las preguntas anteriores, podrá comunicar sus logros de forma clara y efectiva.

A continuación, le enseñaremos a utilizar una metodología denominada S.O.A.R. (Situación, Obstáculos, Acciones, Resultados). A través de esta, podrá comunicar de manera coherente y comprensible sus habilidades y logros profesionales con el fin de responder a las expectativas de los reclutadores y los posibles empleadores.

3. ¿Qué buscan los reclutadores?

Las siguientes preguntas muestran lo que los reclutadores desean conocer en detalle:

1. ¿Qué rol específico cumplió usted dentro de un grupo laboral o académico?
2. ¿De qué formas puntuales logró lo anterior?
3. ¿Qué resultados concretos obtuvo en el ejercicio de sus labores?

En respuesta a las necesidades del mercado laboral, la metodología S.O.A.R. se basa en la construcción de historias que dan cuenta de su respuesta a situaciones laborales específicas.

• Aprender a redactar historias S.O.A.R. le servirá para evidenciar cómo sus habilidades, competencias y experiencias pueden ser transferidas a otros espacios profesionales.
• Estas historias muestran su forma de razonar y actuar ante determinadas circunstancias.
• Además, esta metodología es fácil de recordar y le ayudará a organizar la información para preparar sus entrevistas.

Empecemos con este ejemplo, siguiendo los pasos que propone la metodología. Haga una frase por cada paso.

1. Situación
   Describa la situación y el contexto en el que se encontraba.

Ejemplo: mi supervisor necesitaba crear una base de datos para sistematizar la información de nuestros proyectos.

2. Obstáculos
   Describa los obstáculos a los que se enfrentó a raíz de la situación.

Ejemplo: yo no tenía conocimientos sobre hojas de cálculo o aplicaciones de bases de datos.

3. Acciones
   Enumere las acciones que emprendió desde su rol para solucionar el obstáculo.

Ejemplo: busqué información en línea y le pedí a un compañero que me ayudara a crear una hoja de cálculo.

4. Resultados
   Describa con precisión los resultados que obtuvo a partir de su plan de acción y cómo estos beneficiaron a su grupo de trabajo.

Ejemplo: conseguí crear y utilizar una base de datos nueva (en formato de hoja de cálculo) que, con respecto al método manual, permitió reducir en un 80% el tiempo dedicado a sistematizar la información.

A continuación, encontrará una forma de presentar sus logros profesionales en el contexto de una entrevista laboral y de cartas de presentación u hojas de vida.

4. La metodología S.O.A.R. aplicada a entrevistas

Use los pasos propuestos anteriormente y únalos usando conectores discursivos o expresiones de enlace. Esta estructura le permitirá preparar sus entrevistas de trabajo, como se ilustra en el siguiente ejemplo:

1. 1. Situación
      Mi supervisor necesitaba crear una base de datos para sistematizar la información de nuestros proyectos.
   2. Obstáculo
      Sin embargo, yo no contaba con el conocimiento sobre hojas de cálculo o aplicaciones de bases de datos.
   3. Acciones
      Esto me motivó a buscar formación online y a pedirle a un compañero que me ayudara a crear una hoja de cálculo.
   4. Resultados
      Como resultado, conseguí crear y utilizar una base de datos nueva (en formato de hoja de cálculo) que, con respecto al método manual, permitió reducir en un 80% el tiempo dedicado a sistematizar la información.

Luego de hacer el análisis, responda: ¿qué características y habilidades suyas le permitieron llegar a este resultado? Por ejemplo, la historia anterior da cuenta de las siguientes habilidades: capacidad de aprendizaje, autonomía, competencias tecnológicas, etc.

Para presentar sus logros profesionales en una carta de presentación u hoja de vida:

1. Realice el análisis S.O.A.R.
2. Únicamente incluya en el documento las acciones y los resultados, como lo muestra el ejemplo al final del análisis.

5. La metodología S.O.A.R. aplicada a cartas de presentación y hojas de vida

1. 1. Situación
      Mi grupo de trabajo obtuvo financiación para llevar a cabo un proyecto de grandes proporciones.
   2. Obstáculo
      El proyecto debía ejecutarse en un plazo determinado, pero los recursos humanos no eran suficientes para realizarlo a tiempo.
   3. Acciones
      Junto con los miembros de mi equipo diseñamos una convocatoria y un proceso de selección para elegir a una persona que pudiera coordinar el proyecto.
   4. Resultado
      El proceso que diseñamos garantizó que eligiéramos al mejor candidato. Esta persona nos ayudó a ejecutar exitosamente el proyecto dentro del tiempo disponible.

Luego de hacer el análisis, responda: ¿qué características y habilidades suyas le permitieron llegar a este resultado? Por ejemplo, la historia anterior da cuenta de las siguientes habilidades: trabajo en equipo, gestión de recursos humanos, ejecución de proyectos, etc.

Este es un ejemplo de cómo quedaría redactado su logro en la hoja de vida o carta de presentación: “Mi equipo y yo logramos desarrollar el proyecto dentro del tiempo disponible gracias a que diseñamos una convocatoria y un proceso de selección para elegir a una persona que pudiera coordinar la iniciativa.”

¡Ahora haga su lista de logros! Redacte al menos 10 historias S.O.A.R., guiándose por el siguiente ejemplo. Complemente cada análisis indicando el grupo o la organización a la que perteneció, el cargo que desempeñó allí y los logros y habilidades que consolidó en cada caso.

Organización/rol: Fundación Andina/ Practicante de comunicaciones

1. 1. Situación
      Muy pocas personas consultaban el sitio web de la Fundación.
   2. Obstáculo
      Necesitábamos una forma eficiente de dar a conocer nuestros proyectos.
   3. Acciones
      Creé una cuenta de Instagram donde publiqué noticias sobre la Fundación y promocioné esta cuenta entre nuestros usuarios y benefactores.
   4. Resultados
      En el primer mes la cuenta de Instagram alcanzó 2000 seguidores, el doble de la cantidad promedio de usuarios de la página.

Logro: aumenté la visibilidad de los proyectos de la Fundación por medio de la creación de una cuenta de Instagram en la que publiqué nuestras iniciativas. En el primer mes, la cuenta obtuvo el doble de usuarios que el sitio web previamente usado.

Habilidades: difusión de contenidos, gestión de redes sociales.

Al haber hecho estos ejercicios usted estará en capacidad de comunicar de forma objetiva y concreta sus logros profesionales. Esto le permitirá destacar frente a otras personas con experiencias profesionales similares. Por último, recuerde:

• Debe comunicarse mediante afirmaciones claras y contundentes. La clave está en redactar las ideas lo más breve y directamente posible.
• Se aconseja preparar entre 10 y 20 historias S.O.A.R. para asistir a una entrevista. Estas historias son ideales para responder preguntas abiertas.
• Cada logro es un indicador de una o más habilidades. Se recomienda identificar patrones o habilidades recurrentes para hacer consciencia sobre sus características personales, conocimientos y puntos fuertes.

6. Bibliografía

• Vortex IT Solutions. (Febrero 10, 2017). Curriculum Vitae y entrevista laboral centrados en logros. https://vortexits.com/articulos/2017/02/curriculum-entrevistas-logros
• Lee Hecht Harrison. (Octubre 25, 2017). Cómo desarrollar tus historias SOAR. https://lhh.cl/como-desarrollar-tus-historias-soar/

Nota

Este recurso pedagógico le pertenece a la Universidad de los Andes y está protegido por derechos de autor. Así mismo, el recurso se encuentra amparado bajo la licencia de Atribución – No comercial – Sin derivar de Creative Commons.

Bajo los términos de esta licencia, se permite descargar este recurso y compartirlo con otras personas, siempre y cuando se reconozca su autoría. No obstante, la licencia impide modificar este material y prohíbe utilizarlo con fines comerciales. Para reconocer la autoría de este recurso le recomendamos citarlo y referenciarlo según las normas del formato que rija su disciplina o su publicación.

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¿Cómo elaborar un resumen ejecutivo?

Recurso elaborado por Laura Katalina Muñoz Castillo

Este documento presenta las características principales de un resumen ejecutivo e identifica errores comunes en su escritura. De igual forma, brinda recomendaciones generales sobre la estructura y contenido de este texto que podrán ser modificadas dependiendo de los requerimientos del profesor o la entidad que lo solicite.

Tabla de contenido

1. ¿Qué es un resumen ejecutivo?
2. Uso del resumen ejecutivo
3. Pasos para redactar un resumen ejecutivo
4. Aspectos adicionales a tener en cuenta
5. Ejemplo de un resumen ejecutivo en políticas públicas
6. Consideraciones finales
7. Referencias

1. ¿Qué es un resumen ejecutivo?

Un resumen ejecutivo es una presentación general y breve de un documento, informe o propuesta sobre un tema específico. Sintetiza datos complejos de forma coherente, lo cual permite al tomador de decisión o al lector conocer puntos claves de la argumentación que se encuentra en el documento sobre el cual se elabora. Además, está claramente escrito y es conciso; establece una conexión lógica entre los antecedentes, la idea de cambio (idea principal), los argumentos y los resultados del texto resumido.

El resumen ejecutivo es de carácter práctico y su extensión puede variar dependiendo de los requerimientos del profesor o la entidad. Sin embargo, por lo general, este tipo de documento es corto, no sobrepasa las dos páginas. 

2. Uso del resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo es utilizado en el campo profesional de múltiples disciplinas y brinda los puntos claves y estratégicos para convencer a su lector de tomar una decisión. Por lo tanto, este es una sinopsis de los principales elementos de un documento completo en el que se presenta un análisis a profundidad. Por lo general, un resumen ejecutivo tiene los siguientes elementos:

1. Propósito del documento presentado (sugiere una idea de cambio)
2. Contexto o antecedentes del problema o la pregunta abordada
3. Enfoque del análisis y la metodología utilizada
4. Principales conclusiones

3. Pasos para redactar un resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo contiene los elementos básicos de la estructura general de un texto: introducción, desarrollo y conclusiones. Recuerde que el contenido y la estructura deben ser ajustados dependiendo de los requerimientos del profesor o la entidad.  El resumen ejecutivo se puede organizar de varias maneras; sin embargo, en esta sección se brindan algunas pautas generales.

Paso 1: Identifique su audiencia y su objetivo

Este paso es crucial para cualquier comunicación. Por ende, antes de avanzar en la escritura, usted debe identificar a quién se dirige (audiencia) y qué desea que su lector haga, piense o sienta una vez que haya leído su resumen ejecutivo. En esta medida, ¿espera que el lector cambie su opinión, apruebe un proyecto o  comprenda una situación en específico? Cualquiera que sea su objetivo, su redacción tiene que estar direccionada a este.

Para esto, empiece por responder las siguientes preguntas:

1. ¿Para quién escribe el resumen ejecutivo?
2. ¿Con qué conocimiento sobre el tema cuenta la persona? Esto determinará la extensión de los antecedentes que debe presentar.
3. ¿Cuál es la posición de su lector frente al tema o situación? Con base en esta respuesta, tome en consideración la opinión del lector e incluya información que se relacione con sus preocupaciones o intereses. 

Paso 2. Elabore un esquema

Este paso es fundamental para el resumen ejecutivo debido a su extensión, la cual dependerá de la cantidad de información que necesite presentar y el tiempo que el lector decida invertir. En este sentido, el esquema le permitirá identificar los puntos claves que quiere abordar. A continuación, se establecen pautas para la elaboración de su esquema.

a) Título y autoría

• El título debe ser corto, concreto y llamativo. Además debe dar cuenta del contenido del documento.
• El encabezado contiene el nombre o los nombres de la persona o grupo que elabora el resumen (autoría). De igual forma, incluye a quién va dirigido.

b) Contextualización

• Empiece por escribir una o dos oraciones que capturen la atención del lector.
  • Plantee una pregunta que sea relevante para el lector.
  • Provea información o datos importantes o impactantes. 

c)  Introducción

• Exponga explícitamente su idea de cambio.
• Brinde una justificación para abordar el tema o situación en específico: ¿Por qué es importante en el contexto planteado?

d)  Resumen del documento

• Objetivo del documento
• Pregunta o situación que se enfrenta
• Metodología para abordar la pregunta o situación

e) Recomendaciones

• Finalice por plantear de nuevo su idea de cambio y los aportes del documento. 

Paso 3: Escriba el resumen ejecutivo

Después de elaborar el esquema, usted estará en la capacidad de identificar los puntos principales y tener una idea acerca de la estructura del resumen ejecutivo. Ahora, es importante que complete estos puntos con información relevante como antecedentes y datos que los apoyen. Asimismo, es imprescindible que cada sección sea fluida de tal forma que su narración sea cohesiva. Recuerde que los detalles, tablas, imágenes o ejemplos ilustrativos no deben ser parte del resumen ejecutivo. Debe incluir únicamente las ideas principales, hechos y antecedentes para que su lector entienda el objetivo del documento. En estos términos, ser breve y conciso es la base para una buena redacción.

4. Aspectos adicionales a tener en cuenta

Al igual que la mayoría de comunicaciones, el resumen ejecutivo se elabora enfocándose en un objetivo, ya sea que alguien lea el análisis completo, compartir información o motivar a alguien más para que apoye su idea de cambio. Por esta razón, enfóquese en presentar los principales resultados y la lógica que usted sostiene. Recuerde que su lector, por lo general, es una persona con tiempo limitado y, por lo tanto,  su resumen lo motivará para analizar el documento completo. Por lo tanto, es imprescindible redactar el resumen ejecutivo bajo el supuesto de que el lector no tendrá la oportunidad de revisar el documento completo y, por ende, se le debe presentar en el resumen todos los elementos claves del análisis.

A continuación, se brinda una serie de preguntas que pueden servirle para escribir su resumen ejecutivo. Para esto, piense las fortalezas centrales de su análisis y responda:

1. ¿A qué público va dirigido el análisis? ¿Cuáles son sus características y necesidades?
2. ¿A qué problema o situación específica responde su análisis?
3. ¿Por qué el cambio que propone es necesario o imprescindible?
4. ¿Qué tiene de innovador su análisis que pueda ser del interés del lector?
5. ¿Por qué su propuesta o idea podría tener éxito? ¿Qué aportes brinda?
6. ¿Cuáles son los recursos requeridos?
7. ¿Por qué el lector debe tomar o apoyar la acción recomendada?

5. Ejemplo de resumen ejecutivo en políticas públicas

Este ejemplo se extrae del documento de trabajo #94 sobre el programa Más y Mejor trabajo, diseñado por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad de Argentina (Centro de Implementación de Políticas Públicas para la Equidad y el Crecimiento, 2012).

La implementación del Programa Jóvenes con Más y Mejor Trabajo en ámbitos subnacionales

Desde la crisis de 2001, los jóvenes de entre 19 y 25 años se encuentran expuestos al desempleo en forma masiva y sufren, por lo tanto, mayores niveles de incertidumbre económica y social que el resto de los grupos etarios. Bajo el paraguas del Plan Integral de Empleo “Más y mejor trabajo”, diseñado por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social se encuentra el Programa “Jóvenes con Más y Mejor Trabajo” (PJMMT) que intenta, desde el 2008, abordar esta problemática. Este documento analiza su implementación en diez provincias argentinas: Buenos Aires, Corrientes, Mendoza, Misiones, Neuquén, Río Negro, Salta, San Luis, Santa Fe y Santiago del Estero.

El informe se estructura en tres secciones. En la primera se presenta el Programa Jóvenes con Más y Mejor Trabajo y se analizan en profundidad dimensiones como la problemática que atiende, su inserción institucional y sectorial, la estrategia de implementación bajo la cual se rige, sus objetivos específicos, su población objetivo y las prestaciones que ofrece.

En la segunda sección se analiza su implementación en el nivel subnacional, tomando en cuenta la relevancia del programa en el contexto provincial, el margen de acción de las provincias para intervenir en su diseño e implementación, los recursos y capacidades involucrados en las provincias relevadas y, finalmente, el modo de organización y la división de responsabilidades. Esta investigación permitió identificar que, más allá de un diseño e instrucciones de implementación, precisos y determinados desde el nivel nacional, el programa tiene un alcance y una gestión cotidiana que varía en cada jurisdicción.

La tercera sección del documento reúne las conclusiones de la investigación y las recomendaciones de política pública para promover una mejora tanto en la gestión del programa en el nivel local como en la oferta pública destinada a los jóvenes desempleados. En este sentido y con vistas a ampliar el PJMMT a todo el territorio nacional, se sugiere:

1) Mejorar las capacidades de gestión local.

2) Vincular la selección de la población objetivo con la cantidad de población necesitada (en términos de fortalecimiento de su empleabilidad) de cada localidad.

3) Mejorar la coordinación política y técnica entre los actores involucrados en el armado de las prestaciones locales, para imbricar al PJMMT en una política pública integral destinada a mejorar la situación de los jóvenes desempleados.

4) Articular el PJMMT con otros programas nacionales destinados a la misma población y con la oferta programática provincial que atiende a la misma problemática.

5) Inscribir al PJMMT en una política pública integral que tenga en cuenta la heterogeneidad del grupo poblacional en cuestión y acompañe a los ciudadanos a lo largo del ciclo de vida.

6. Consideraciones finales

• Sea breve y conciso. Deje los detalles, imágenes, tablas o ejemplos ilustrativos para el documento completo.
• Solo incluya los antecedentes necesarios para el lector.
• Evite tomar frases del documento y enlazarlas. Revise el documento y redacte los aspectos que considere relevantes.
• No se desvíe de la idea o punto principal que quiere presentar.
• Relea su escrito y modifíquelo hasta que sea fluido y sin exceso de palabras.
• Lea en voz alta su resumen ejecutivo antes de entregarlo.
• No necesita seguir las reglas que aplican para la redacción académica. Esta tiene un propósito diferente y otra audiencia. No olvide que su propósito principal es capturar el interés y conducir a la acción.
• Use lenguaje y oraciones efectivas para atraer la atención del lector. Por ejemplo: “Desde la crisis de 2001, los jóvenes de entre 19 y 25 años se encuentran expuestos al desempleo en forma masiva y sufren, por lo tanto, mayores niveles de incertidumbre económica y social que el resto de los grupos etarios.”
• Evite el uso de una jerga técnica, burocrática o con clichés. Además, absténgase de utilizar retórica emocional o hipérboles.
• Elija las palabras más simples para expresar sus ideas.
• Revise ortografía y gramática, ya que estos errores pueden distraer a su lector.
• Elimine palabras innecesarias y evite repeticiones.

7. Referencias

• Balanko, G. (2007). Cómo preparar un plan de negocios exitoso. MCGRAW-HILL.
• Centro de Implementación de Políticas Públicas para la Equidad y el Crecimiento. (2012). La implementación del Programa Jóvenes con Más y Mejor Trabajo en ámbitos subnacionales. CIPPEC. http://redproteccionsocial.org/sites/default/files/94_dt_ps_jovenes_forteza_2012.pdf
• Dunn, W. (2004). En W. Dunn, Public Policy Analysis: An Introduction (págs. 430-473). Upper Saddle River.
• Green, D. (2015). Oxfam Inernational. Oxfam. http://policy-practice.oxfam.org.uk/publications/writing-an-executive-summary-579649
• Herman, L. (2012). Executive Summary Guidelines. Harvard Kennedy School of Gorvernment. https://projects.iq.harvard.edu/files/hks-communications-program/files/ho_herman-exec-summary_2-14-13_0.pdf
• University of Maryland. (2017). Executive Summaries. Learn about executive summaries and how to write them. 

Nota

Este recurso pedagógico le pertenece a la Universidad de los Andes y está protegido por derechos de autor. Así mismo, el recurso se encuentra amparado bajo la licencia de Atribución – No comercial – Sin derivar de Creative Commons.

Bajo los términos de esta licencia, se permite descargar este recurso y compartirlo con otras personas, siempre y cuando se reconozca su autoría. No obstante, la licencia impide modificar este material y prohíbe utilizarlo con fines comerciales. Para reconocer la autoría de este recurso le recomendamos citarlo y referenciarlo según las normas del formato que rija su disciplina o su publicación.

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¿Cómo escribir cartas y correos electrónicos?

Recurso elaborado por Nicolás Aguilar

En esta guía encontrará orientaciones para la elaboración de cartas y correos electrónicos, teniendo en cuenta sus características, propósitos y estructura.

Tabla de contenido

1. La carta
2. Tipos de cartas
3. Estructura de la carta
4. Ejemplo de una carta
5. El correo electrónico
6. Estructura del correo electrónico
7. Recomendaciones para el correcto uso del correo electrónico
8. Referencias

1. La carta

La carta es un medio de comunicación escrito que puede tener los siguientes propósitos:

• Informar o persuadir a los destinatarios
• Manifestar intereses o motivaciones
• Presentar o recomendar personas
• Dar respuesta a una comunicación recibida
• Reiterar o corregir información
• Hacer reclamos o requerimientos
• Convocar o confirmar eventos
• Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias
• Solicitar o remitir documentos, objetos e información
• Ofrecer servicios
• Declinar propuestas y ofertas

En cualquier caso, frente a otros medios de comunicación como la llamada telefónica o la interacción directa, la carta permite cumplir con rigurosidad las normas de cortesía y reducir posibles errores en el mensaje, debido a que puede ser planeada, revisada y corregida antes de ser enviada. Para la redacción de las cartas se recomienda tratar un solo tema por comunicación y utilizar un lenguaje claro, conciso, respetuoso y formal. Sin embargo, el estilo y uso del lenguaje puede variar ligeramente de acuerdo con el tipo de carta que se desea elaborar.

2. Tipos de cartas 

Entre los distintos tipos o clases de cartas se destacan los siguientes:

• Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de una organización, institución o entidad. En esta categoría se encuentran todas las cartas que un estudiante envía o recibe como parte de sus actividades universitarias.
• Oficiales: circulan en el contexto de las oficinas públicas y las instituciones estatales.
• Comerciales: se remiten entre las empresas y sus proveedores o clientes.
• Personales: se producen entre quienes ya se conocen y por lo general admiten un lenguaje más cercano e informal. 

3. Estructura de la carta

1. Lugar de origen y fecha de elaboración
   La fecha de una carta desempeña un papel central, pues le confiere validez al mensaje, al situarlo espacial y temporalmente. Además, permite su registro y le otorga formalidad a la comunicación. El orden para la presentación de la fecha es día, mes y año, y se recomienda no sustituir el nombre del mes por su numeración, para evitar ambigüedades. Antes de la fecha siempre debe incluirse el lugar desde el que se expide la carta, seguido de una coma. Cabe recordar que en español los meses deben escribirse en minúscula.

2. Datos del destinatario
   Se recomienda dirigir la carta a una persona en específico, pero, si no es posible obtener su nombre, se puede dirigir a la oficina, departamento o dependencia responsable. Los datos básicos y necesarios son los siguientes: a) denominación o título académico, b) nombre del destinatario,  c) cargo, d) organización, e) dirección, y f) nombre del lugar de envío. Se recomienda no utilizar términos como la ciudad o presente en el caso de que el destino de la carta sea el mismo que el lugar de origen.

3. Saludo
   El saludo expresa el grado de formalidad de la comunicación, el cual debe mantenerse a lo largo de la misma, es decir, debe ser coherente con el tono utilizado en el cuerpo de la carta y en la despedida. Conviene recordar que luego del saludo se incluyen dos puntos.

4. Cuerpo de la carta
   En esta parte se incluye el contenido central de la comunicación. Para efectos de la claridad y organización de las ideas que se quieren transmitir, se recomienda dividir el cuerpo de la carta en tres partes, cada una de las cuales tiene una función diferente y se puede expresar en párrafos distintos.

En el primer párrafo, denominado párrafo de entrada, es importante enunciar el objeto de la carta, esto es, el tema y propósito de la misma. De igual forma, si no tiene un conocimiento previo con el destinatario, puede ser importante incluir alguna información de contexto antes de introducir el tema, como una presentación breve de sí mismo o de la institución en nombre de la cual se escribe. Asimismo, en el párrafo de entrada es importante mantener el grado de formalidad expresado en el saludo, así como también ser muy claros y concisos en la exposición de las ideas, pues de estas depende el grado de atención, interés y disposición del receptor frente al contenido posterior de la carta (Dintel, 2005).

Luego del párrafo de entrada se incluyen los párrafos intermedios (puede ser solo uno), en los que se presentan los datos, informaciones o argumentos relacionados con el asunto de la comunicación. En este momento resulta crucial no extenderse de manera innecesaria, ya que los rodeos y la falta de precisión pueden afectar de manera negativa la interacción con el receptor.

Por último, en el párrafo de cierre se hace una síntesis de lo dicho y se reitera la solicitud o la información en torno a la cual giró la comunicación.

5. Despedida
   Se trata de una fórmula de cierre en la que se reafirma el grado de formalidad utilizado en el saludo y en el cuerpo de la carta. Por lo general, luego de la despedida se incluye una coma vocativa.

6. Firma y remitente
   La firma, que puede escribirse a mano o ser digital, personaliza y autentica este tipo de comunicación. Es usual que se devuelvan o rechacen cartas por el olvido de este componente central. La firma se ubica sobre los datos del remitente, que están conformados por su nombre, cargo, institución y en algunos casos el lugar de origen.

7. Anexos, copias y posdatas
   En caso de que la carta incluya anexos se recomienda al final indicar el tipo y número de los mismos. De igual forma, si se envían copias a otras personas se puede utilizar la expresión C.C. (con copia) antes de los nombres de los otros destinatarios. Con respecto a las posdatas, si bien nos permiten incluir información secundaria (recordatorios, aclaraciones, etc.) u otra que haya sido olvidada durante la redacción de la carta, se recomienda utilizarlas lo menos posible, debido a que rompen con la estética del documento y en ocasiones reflejan un tono más informal que contradice el que se utilizó previamente (Dintel, 2005).

4. Ejemplo de una carta

Bogotá, D.C., 3 de noviembre de 2016

Profesor Michael Roberts

Director del Programa de Estudios de América Latina

Universidad de Cornell

14850, Ithaca, Nueva York

EE. UU.

Estimado profesor Roberts:

Por medio de la presente quiero manifestar mi interés de participar de la estancia intersemestral de investigación que ofrece la Universidad de Cornell. Mi nombre es Carlos Rodríguez y soy estudiante de séptimo semestre de Antropología de la Universidad de los Andes de Bogotá, Colombia.

La principal motivación que tengo para participar en dicha experiencia de investigación radica en la cercanía que identifico entre las líneas de trabajo del Programa de Estudios de América Latina y mis propios intereses académicos, ligados a la investigación de las culturas latinoamericanas con énfasis en las comunidades rurales. Asimismo, además de cumplir con todos los requisitos de la convocatoria, considero que podré desempeñar las actividades asignadas como parte de la estancia y que me destacaré por el trabajo responsable y riguroso que siempre me ha caracterizado.

Para terminar, pienso que tengo mucho por aportar al Programa de Estudios de América Latina y que la estancia de investigación intersemestral, a su vez, me permitirá aprender y consolidar mis conocimientos en torno a las comunidades rurales de América Latina.  

Atentamente,

Carlos Rodríguez

Estudiante de Antropología

Universidad de los Andes

Bogotá, Colombia.

5. El correo electrónico

En un contexto académico, profesional o administrativo la única diferencia entre la carta y el correo electrónico es el medio, pues los propósitos pueden ser los mismos y el uso del lenguaje debe ser igualmente claro, conciso, respetuoso y formal. Sin embargo, el cambio en el medio no es un asunto menor. El correo electrónico, que se ha convertido en la forma de comunicación más usual a nivel organizacional, oficial, comercial y personal, cuenta con las siguientes cualidades o ventajas en contraste con otros medios como la carta:

• Ahorra tiempo en el envío y en la velocidad de la comunicación.
• Permite guardar copias de mensajes enviados, recibidos y eliminados.
• Almacena borradores.
• Registra fecha y hora exacta del envío.
• Se puede enviar con facilidad a varios destinatarios.
• Incluye la opción de reenviar.
• Permite enviar archivos adjuntos.

Pese a tales potencialidades, con mucha frecuencia los correos electrónicos que circulan carecen de una estructura definida y presentan dificultades considerables en el uso apropiado de la lengua: ortografía, redacción, uso de conectores, concordancia, cohesión de las ideas, entre otros. Por ello es importante tener en cuenta que, si bien en el correo electrónico el mensaje puede transmitirse con rapidez, esto no debe traducirse en una escritura igualmente rápida o apresurada. Por el contrario, como en el caso de la redacción de cartas u otras comunicaciones escritas, es necesario planear, revisar y perfeccionar el texto antes de enviarlo.

6. Estructura del correo electrónico

Con base en las plantillas que maneja la mayoría de servicios de Internet, la estructura general, incorporando el cuerpo del texto, es la siguiente:

• Encabezamiento: incluye espacio para la dirección del destinatario (Para), espacio para las direcciones de las personas a quienes se les envía una copia (CC), opción para enviar copias ocultas (CCO) y asunto (frase breve y descriptiva del contenido del mensaje).
• Saludo: mantiene las mismas características que en el caso de la carta.
• Texto: se recomienda que sea breve (un párrafo), aunque se admiten extensiones mayores siempre y cuando se dividan en párrafos definidos y cuenten con un orden lógico apropiado.  
• Despedida: mantiene las mismas características que en el caso de la carta.
• Datos del remitente: a diferencia de la carta se puede incluir información más precisa de contacto (nombre, cargo, dependencia, institución, dirección, teléfono, extensión).
• Opción de envío y herramientas de formato: fuente, tamaño y color de letra, alineación, opciones para adjuntar archivos, insertar imágenes, entre otros.

7. Recomendaciones para el correcto uso del correo electrónico

• Revise con atención, antes de enviar el mensaje, que la dirección de correo electrónico del destinatario sea la apropiada, pues un error frecuente consiste en enviar correos a cuentas inexistentes o a destinatarios incorrectos.

• No olvide incluir un asunto que sintetice el contenido del mensaje. Se recomienda que el asunto sea claro, conciso y respetuoso. Evite el uso excesivo de mayúsculas u otros términos que generan presiones incómodas (ej.: URGENTE, URGENTE, URGENTE). Un asunto adecuado favorece la lectura y la clasificación del correo enviado.

• Tenga presente que lo que cambia es el medio, no las formas de cortesía que se manejan en otras modalidades de interacción. Procure ser cuidadoso en el trato: saludar, pedir el favor, dar las gracias, evitar dar órdenes, despedirse, entre otros. Recuerde que estos componentes son necesarios para mantener la netiqueta: las normas de una interacción cortés y respetuosa que deben preservarse en la web.

• Utilice un lenguaje formal. Evite descalificaciones, expresiones coloquiales, abreviaturas o emoticones. Recuerde que el uso del correo electrónico en el contexto profesional, empresarial o universitario se diferencia del uso informal, poco cuidadoso y cotidiano de las conversaciones de chat.

• Use las mayúsculas correctamente. Se recomienda evitar la redacción de renglones o párrafos completos en mayúscula, debido a que esto puede ser interpretado como una expresión agresiva y tener efectos contraproducentes en el receptor. El uso de mayúsculas se reserva para su función regular: nombres propios, iniciar párrafos y comenzar oraciones luego de punto seguido.

• Revise el contenido del mensaje antes de enviarlo para garantizar que sea claro y coherente. Puede mantener el mensaje en borrador con el fin de revisarlo después, para así identificar errores que por la relación de familiaridad con lo recién escrito se pueden omitir. Asimismo, no sobra pedir a un tercero que lo revise.

• Evite mensajes muy extensos. Se recomienda tratar un solo tema por correo para evitar dispersión o un desarrollo muy prolongado. Si el tema a tratar requiere de mayor profundidad o detalle, se puede abordar el asunto mediante un archivo adjunto, y en el contenido del mensaje presentar el tema y referir al documento adjunto.

• No olvide incluir los datos del remitente. La información de contacto se incluye luego de la despedida y se recomienda que esta no exceda las seis líneas y los setenta caracteres por línea.

• Revise que haya adjuntado los archivos que quiera enviar. Este es un error común en el uso del correo electrónico que se complementa con otro error: enviar un nuevo correo señalando que se olvidó adjuntar el archivo en un lenguaje que rompe con la formalidad del primer correo electrónico enviado.

• Proteja la privacidad de los interlocutores. Suele pasar que se reenvían mensajes cuyo remitente original redactó y envió a un único destinatario. Aunque no se haga con la intención de afectar a otro, este puede ser el efecto de dicha práctica cuando el contenido del mensaje es personal o privado y se reenvía a terceros sin el consentimiento del autor del mismo. También se recomienda utilizar la función de CCO (con copia oculta) para no compartir las direcciones de correo cuando se envían mensajes que incluyen a varias personas.

8. Referencias 

• Dintel, F. (2005). Cómo escribir textos técnicos o profesionales. Todas las claves para elaborar informes, cartas y documentos eficaces. Alba Editorial, S.L.
• Fraser, A. y Sanz Pinyol, G. (2008). Manual de comunicaciones escritas en la empresa (2da reimpresión). Interactiva de IRIF, S.L.
• ICONTEC (2009). Guía técnica colombiana GTC 185. Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación -ICONTEC-.

Nota

Este recurso pedagógico le pertenece a la Universidad de los Andes y está protegido por derechos de autor. Así mismo, el recurso se encuentra amparado bajo la licencia de Atribución – No comercial – Sin derivar de Creative Commons.

Bajo los términos de esta licencia, se permite descargar este recurso y compartirlo con otras personas, siempre y cuando se reconozca su autoría. No obstante, la licencia impide modificar este material y prohíbe utilizarlo con fines comerciales. Para reconocer la autoría de este recurso le recomendamos citarlo y referenciarlo según las normas del formato que rija su disciplina o su publicación.

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Formato de hoja de vida

Este formato permite estructurar las ideas que se desarrollarán en una hoja de vida.

Le invitamos a descargar y utilizar el formato de hoja de vida en el botón disponible a continuación.

Nota

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¿Cómo escribir cartas de presentación o cover letters?

Recurso elaborado por Mariana Santos

Una carta de presentación es un documento breve en formato de carta, generalmente de no más de una página, que es solicitado por algunas empresas a sus postulantes en un proceso de selección, como complemento a la hoja de vida.

Esta práctica está ampliamente difundida en el mercado laboral internacional y, por lo tanto, las empresas multinacionales y los organismos de cooperación internacional (agencias de la ONU, el BID, IMF, Banco Mundial, CAF, entre otros) son quienes más las solicitan para sus procesos de selección. Este texto tiene el potencial de hacer resaltar su hoja de vida entre la de muchos otros candidatos, al ser una posibilidad de argumentar su idoneidad para el cargo a través de un formato más amigable a la lectura que una hoja de vida. De igual forma, si no se hace de manera correcta, puede hacer menos atractiva su postulación, al indicar un desinterés por el cargo o la compañía a la que se postula.

Tabla de contenido

1. Propósitos de una carta de presentación
2. Estructura general de una carta de presentación
3. Ejemplo
4. Recomendaciones adicionales
5. Referencias

1. Propósitos de una carta de presentación

• Presentar al candidato directamente ante el responsable de selección de la empresa
• Argumentar de manera concisa por qué es el mejor candidato para el puesto al que se está postulando
• Resaltar áreas de experiencia o conocimiento que son relevantes para el cargo de manera más clara que en la hoja de vida
• Dar información adicional que por lo general no se incluye en la hoja de vida y que se puede enlazar con los requisitos del cargo al que se postula
• Mostrar evidencia de habilidades de comunicación escrita y síntesis

La carta de presentación no debería:

• Ser un resumen en prosa de la hoja de vida
• Ser igual para todas las postulaciones que realice sin importar el cargo o empresa

2. Estructura general de una carta de presentación

1.   Datos de contacto

Es necesario incluir los datos de contacto al inicio de la hoja, especialmente si esta carta se va a entregar en físico junto con una copia de la hoja de vida. Incluya su nombre, ciudad de residencia, teléfonos fijo y celular con su indicativo de país y dirección de correo electrónico personal (generalmente no es apropiado utilizar un correo institucional). Por lo general, estos datos se incluyen centrados, pero otras configuraciones son posibles de acuerdo con su preferencia personal.

2.   Introducción

En primer lugar, y de manera similar a un formato de carta tradicional, se debe incluir la fecha en la que escribe la carta con el fin de situarla temporalmente. Puede que esté dirigida a un cargo en en un momento específico, pero quedará en las bases de datos de su empresa de interés y puede ser revisada nuevamente para un proceso futuro. La fecha de esta carta no solo permitirá ubicar temporalmente los logros expuestos en ella, sino que también ubicará la hoja de vida enviada.

En segundo lugar, debe incluir los datos del destinatario. Procure dirigir su carta al encargado de selección de la empresa a la que está postulando, que probablemente será quien revise su postulación. Para conseguir este dato puede ser suficiente revisar el sitio web de la empresa (en la sección de Acerca de nosotros o Nuestro equipo), hacer una búsqueda en LinkedIn o, incluso, llamar a la compañía para solicitar esta información. En caso de que no consiga este dato, puede dirigir su carta al equipo de selección. No es recomendable dirigir la carta con la expresión “a quien interese” o “apreciados señores”, pues pone en duda que usted haya hecho una búsqueda juiciosa de la información de la empresa y, por tanto, que tenga un verdadero interés en el cargo.

A continuación, debe hacer una breve introducción sobre quién es usted y a cuál cargo está postulando. En este primer párrafo puede incluir información básica, como su profesión, áreas de experiencia académica o profesional y sus objetivos profesionales. Incluya especialmente aquellos que estén alineados con el cargo al que se postula o con los objetivos de la empresa. Procure que esta introducción no sea mayor a un párrafo.

3.   Argumentación: ¿Por qué es usted un buen candidato para el cargo al que postula?

En el párrafo siguiente a su introducción usted deberá argumentar por qué es el mejor candidato para el puesto al que se postula. Esta es la parte más importante de su carta, por lo que debe invertir el mayor esfuerzo en ella.

Como insumo para hacerlo exitosamente, primero revise con atención la descripción del cargo en la oferta de empleo. Es necesario, además, que haga una investigación sobre la empresa, su misión, visión y valores organizacionales, así como sus objetivos, líneas de negocio e, incluso, problemas actuales, de forma que pueda conectarlos con sus cualidades. Esta información se puede hallar en los canales de comunicación institucionales o en medios especializados en negocios.

A partir de lo anterior, describa cómo su experiencia, sus habilidades y sus conocimientos lo hacen apto para cumplir con las necesidades de la empresa. Siempre que sea posible, utilice palabras o frases que estén en la descripción del cargo. Para esta sección también es posible mencionar sus principales logros, a manera de una lista con viñetas. Sea concreto, procure aportar datos cuantitativos sobre cada logro y resalte solo aquellos que son relevantes y concuerdan con la descripción del cargo, de la cultura o de las necesidades empresariales.

Ejemplos de logros:

• Aumenté las ganancias del producto a mi cargo en un 10% en un plazo de un año a partir de una estrategia de mercadeo digital.

• Durante los últimos 3 años consecutivos, he obtenido una calificación de 5/5 en los criterios de comunicación en la evaluación 360 de mi lugar de trabajo.

• En un momento de crisis económica, controlé los costos del área de manera que se redujeron las pérdidas en un 5% al final del periodo contable.

Esta sección debe transmitir todos los argumentos por los cuales la empresa debería elegirlo para el cargo, sin que, por esto, sea demasiado extensa. Recuerde que su audiencia es un jefe de selección que probablemente no cuenta con mucho tiempo para revisar las postulaciones, por lo que puede descartar algo que sea muy largo, con información irrelevante o con un lenguaje difícil de leer. Para asegurarse de que hace un buen texto, puede pedir a otras personas que lean esta sección para que le den retroalimentación o solicitar una tutoría de escritura en el Centro de Español.

4.   Conclusión

Para cerrar, proponga una acción de seguimiento a su comunicación. Puede expresar su interés en ser citado a una entrevista y en continuar en el proceso. Puede también incluir un enlace a su perfil de LinkedIn o de cualquier otra red profesional en la que el empleador pueda revisar su trayectoria o trabajo.

En los casos en los que esto es posible (e-mail o contacto directo con el reclutador), puede informar que usted se pondrá en contacto en un plazo definido para hacerle seguimiento a su postulación, lo cual debe cumplir a través de un nuevo correo o de un teléfono. La gran mayoría de candidatos no hacen seguimiento a las postulaciones que envían, por lo que salen del radar del equipo de selección y pueden no recibir ofertas futuras. 

3. Ejemplo

Juan Diego Bohórquez

 (+57 1) 3322412 – (+57 1) 310 234 654

jd.bohorquez12@outlook.com

10 de abril de 2018

Señora Paola Bermúdez

PNUD Colombia

 

Estimada Paola:

Mi nombre es Juan Diego Bohórquez y soy Administrador de Empresas con opción en Emprendimiento de la Universidad de los Andes. Estoy interesado en la oferta para el cargo de Analista Junior de Emprendimiento, que recibí a través del Centro de Trayectoria Profesional de la Universidad. Pienso que mi experiencia y mi conocimiento están alineados con lo que el PNUD necesita para este cargo y, adicionalmente, este se ajusta a mis objetivos profesionales actuales.

Conozco la situación actual del desarrollo empresarial en el departamento XX, zona en la que se ubicará el proyecto de Emprendimientos Agrícolas y en la que el PNUD está realizando varios proyectos orientados a fomentar a la pequeña empresa. Fui parte de un grupo de investigación económica entre el 2015 y el 2017 y, a través de este, visité la zona donde se ejecutará el proyecto y trabajé específicamente en el levantamiento de información de productividad de pequeñas empresas del agro. Este primer acercamiento también me permitió desarrollar habilidades en campo de análisis de datos, flexibilidad y trabajo con comunidades que requiere el cargo de Analista. 

Adicionalmente, realicé mi práctica profesional en la Cámara de Comercio de Bogotá como parte del área de encadenamientos productivos. En este cargo tuve los siguientes logros:

• • • Hice el mapeo de 40 cadenas productivas agrícolas en un plazo de 6 meses.

    • Recibí el reconocimiento “Mejor desempeño en análisis” de mi área de trabajo al final del periodo de práctica.

Esta experiencia previa, unida a mis conocimientos y especial interés en el emprendimiento en el país como fomento del desarrollo, como lo promueve el PNUD, me hacen un excelente candidato para el cargo de Analista Junior de Emprendimiento. 

Mi interés es, por tanto, continuar en este proceso y presentar una entrevista en la que se puedan conocer con mayor profundidad mis capacidades. Me entusiasma la posibilidad de hacer parte de su equipo y estaré pendiente de hacer seguimiento a esta oportunidad en un plazo de una semana. Gracias por su consideración.

Cordialmente,

Juan Diego Bohórquez

4. Recomendaciones adicionales

¿Qué hacer?

• Utilizar un lenguaje formal, pero no técnico; intente comunicar de manera cálida y sencilla quién es usted y por qué es un buen candidato
• Atar sus logros y capacidades a las necesidades actuales de la empresa
• Dar indicios sobre su interés por la empresa evidenciando qué conoce de su cultura y objetivos
• Hacer seguimiento del proceso. Puede, por ejemplo, comprobar que el reclutador recibió su comunicación poniéndose en contacto en un plazo de una semana.

¿Qué evitar?

• Hablar solo de usted mismo, sin hacer el enlace entre lo que esto ofrece a la empresa
• Incluir detalles irrelevantes o que el reclutador ya conozca y que hagan su carta muy extensa
• Utilizar formatos estandarizados para todas sus postulaciones: los reclutadores pueden detectar que usted no se tomó el trabajo de adaptar su texto a la oferta y la empresa

Otras recomendaciones: E-note

Si su postulación no pide una carta de presentación, no es necesario que la adjunte. Esta carta solo se incluye cuando la empresa la considera valiosa en su proceso de selección y puede ser un esfuerzo innecesario si usted la adjunta sin que la hayan pedido.

Sin embargo, si quiere hacer una comunicación adicional que resalte por qué su perfil encaja con un cargo deseado, puede escribir una E-note: texto breve de alrededor de 150 palabras –o una extensión que permita que el reclutador pueda leerlo completo sin necesidad de deslizar la página en una pantalla de celular– con los puntos básicos que contiene una carta de presentación. Esta se puede enviar como cuerpo de un correo electrónico en el que adjunte su hoja de vida al equipo de selección y contratación de la empresa de su interés.

Para una E-note la estructura es la misma excepto por:

• Datos de contacto: en vez de ir al principio del texto, se incluyen en la firma al final.
• La fecha: no es necesario incluirla pues la fecha de envío del correo será suficiente.

Ejemplo

Estimada Paola:

Mi nombre es Juan Diego Bohórquez y soy Administrador de Empresas con opción en Emprendimiento de la Universidad de los Andes. Estoy muy interesado en la posición de Analista Junior de Emprendimiento que está publicada en el sitio web del PNUD.

Pienso que mi experiencia en la zona del proyecto, mis habilidades desarrolladas para el análisis cuantitativo y el trabajo en campo, así como mis conocimientos particulares en cadenas productivas y emprendimiento se ajustan a lo que el PNUD necesita para su proyecto de Emprendimientos Productivos, que además se alinea con mis objetivos profesionales.

Por esta razón, adjunto mi hoja de vida a este correo para ser considerado en el proceso y presentar una entrevista en la que puedan conocer mejor mis capacidades. Me entusiasma hacer parte de su equipo y estaré pendiente de hacer seguimiento al proceso en un plazo de una semana. Gracias por su consideración.

Cordialmente,

Juan Diego Bohórquez

Bogotá, Colombia

Teléfonos: (+57 1) 3322412 – (+57 1) 310 234 654

5. Referencias

• De Haaff, B. (04 de 2017). The Best Cover Letters That CEOs Love to Read. LinkedIn. https://www.linkedin.com/pulse/best-cover-letters-ceos-love-read-brian-de-haaff/
• Doyle, A. (02 de 2018). What to include in a Cover Letter for a Job. The Balance.  https://www.thebalance.com/what-to-include-in-a-cover-letter-for-a-job-2060315
• Hernandez, J. H. (11 de 2016). 2017 Cover Letter Tips. LinkedIn. https://www.linkedin.com/pulse/2017-cover-letter-tips-jessica-h-hernandez-executive-resume-writer/
• How To Write A Cover Letter. (s.f.). Resume Genius. https://resumegenius.com/cover-letters-the-how-to-guide
• Kerai, K. (02 de 2017). Most Cover Letters Stink. Here’s 4 Ways to Make Yours Stand Out. LinkedIn. https://www.linkedin.com/pulse/most-cover-letters-stink-heres-4-ways-make-yours-stand-kunal-kerai/
• Vogt, P. (s.f.). Avoid These Seven Killer Cover Letter Mistakes. Monster Worldwide Inc. https://www.monster.com/career-advice/article/avoid-7-killer-cover-letter-mistakes

Nota

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¿Cómo elaborar un informe laboral?

Recurso elaborado por Nicolás Aguilar

En el ámbito laboral, un informe es un documento que se elabora por petición de un superior y que, usualmente, debe ajustarse a las necesidades o indicaciones dadas por este. Los temas que aborda pueden ser muy variados y su estructura es flexible, pues se adapta a ciertas prácticas, situaciones, formatos o requerimientos que se manejan en diferentes contextos institucionales o empresariales. Sin embargo, pese a su diversidad, un informe es un documento que refleja el resultado de una investigación o de un trabajo realizado y que se redacta a partir de una recolección de datos. Su objetivo es orientar la toma de decisiones y su extensión puede variar de acuerdo con las indicaciones dadas por el solicitante y la cantidad de datos con la que se cuenta.

Tabla de contenido

1. Estructura de un informe expositivo
2. Estructura de un informe argumentativo
3. Estructura de un informe breve
4. Referencias

1. Estructura de un informe expositivo

Con el informe expositivo se busca informar acerca de una situación, un tema o un problema. Su contenido se basa en un conjunto de datos previamente recolectados y puede también incluir una narración de hechos en una secuencia temporal. Como su nombre lo indica, su propósito es la exposición, de modo que su carácter es objetivo y por esta razón no incluye análisis, valoraciones críticas o recomendaciones. La estructura sugerida para un informe expositivo es la siguiente:

a) Portada o página de presentación

En la página de presentación se incluye la información básica que permite localizar y caracterizar el documento: empresa o institución para la que se elabora, título, autor y fecha de elaboración.

b) Introducción

En la introducción de todo informe expositivo es importante presentar el tema y la finalidad del documento, la cual corresponde al objetivo o propósito con el que se elabora. También se puede incluir el contexto o antecedentes de la situación, tema o problema abordado.

c) Cuerpo

Es la parte central del documento y se puede organizar en subtítulos o acápites según los datos u otra información que se desee exponer. No obstante, en el caso del informe expositivo es importante incluir por lo menos dos secciones claramente diferenciadas:

• Metodología: en esta sección se detalla el procedimiento y las técnicas utilizadas para recolectar la información que se presenta. Esta parte del cuerpo del informe es necesaria debido a que ofrece al lector herramientas para juzgar la validez y fiabilidad de los datos, hechos y contenidos expuestos.

• Resultados: además de la metodología, en el cuerpo de un informe expositivo se incluyen resultados, es decir, datos o hechos organizados de forma clara y concisa. Este último elemento es relevante debido a que, en el ámbito laboral, los tiempos suelen ser reducidos y quienes solicitan los informes requieren de información precisa y directa, sin rodeos, detalles innecesarios o información irrelevante.

d) Soportes o anexos

En esta última sección del documento se incluye toda la información que soporta, apoya y amplía el contenido del cuerpo del texto. Estos anexos deben estar numerados y, según la naturaleza o finalidad del informe, pueden ser fotos, trascripciones de entrevistas, gráficos, tablas, estadísticas, entre otros.

2. Estructura de un informe argumentativo

Con el informe argumentativo se busca que el autor o los autores se involucren mucho más con el contenido del texto, lo cual se traduce en la elaboración de análisis, crítica, conclusiones y recomendaciones. A diferencia del informe expositivo, el informe argumentativo no solo presenta hechos o datos y, por lo tanto, no se reduce solo a la exposición objetiva de un tema, problema o situación. Por esta razón, este tipo de informe suele ser más extenso, pues incluye otros componentes adicionales a los ya descritos en el caso del informe expositivo. La estructura recomendada para un informe argumentativo es la siguiente:

a) Portada o página de presentación

Su sentido y contenido no varían con respecto al informe expositivo.

b) Tabla de contenido

 Al ser un documento más extenso es necesario presentar el listado de temas o secciones que lo integran. La tabla de contenido es un índice en el que cada tema o sección se vincula con el número de página exacto en el que se localiza. Gracias a la tabla de contenido, el lector podrá saber exactamente dónde se encuentra lo que le interesa.  

c) Resumen ejecutivo

Luego de la tabla de contenido y antes de la introducción se recomienda incluir una presentación sintética del informe, la cual se conoce como resumen ejecutivo. Este debe ser conciso y preciso, y no debe incluir detalles, ejemplos ni información que no aparezca en el cuerpo del documento. Su objetivo es exponer de manera breve el contenido central del texto: objetivos, metodología, resultados, conclusiones y recomendaciones. Para obtener más información sobre el resumen ejecutivo, diríjase al recurso sobre este tema. 

d) Introducción

El propósito de la introducción es ofrecer al lector  información que lo oriente antes de iniciar la lectura del cuerpo del informe. Además de presentar el tema, el objetivo y los antecedentes del documento, en el caso del informe argumentativo es necesario exponer cómo se va a abordar el tema y a alcanzar el objetivo propuesto. Para ello se hace una breve presentación de la estructura del documento.

e) Cuerpo

El cuerpo de un informe argumentativo se puede dividir en seis partes.

• Fundamentos teóricos
  Esta sección se incluye cuando el documento se soporta en una investigación que, a su vez, se apoya en alguna teoría económica, sociológica, psicológica, etc. Se puede omitir atendiendo a lo indicado por el solicitante del informe, quien puede preferir que el texto profundice en los resultados y las recomendaciones.

• Metodología
  Al igual que en el caso del informe expositivo, en esta sección es importante explicar el paso a paso de la recolección de la información, así como las técnicas, instrumentos o herramientas utilizadas para recogerla, ordenarla y analizarla.

• Resultados
  Teniendo en cuenta los objetivos del informe, en esta sección se deben presentar de manera clara y ordenada los datos obtenidos. Una exposición clara, organizada y precisa de los resultados permitirá orientar la toma de decisiones en torno al tema, el problema o la situación objeto del informe.

• Interpretación de los resultados
  A diferencia del informe expositivo, en el informe argumentativo el redactor se involucra en el documento por medio de inferencias, interpretaciones, valoraciones críticas y demás aportes que, si bien son subjetivos, deben estar soportados en criterios lógico-analíticos y no en intereses personales o en consideraciones sin fundamento en los datos obtenidos. En este punto es recomendable incluir también una mención a las limitaciones del estudio, pues ningún trabajo puede considerar todas las variables posibles y siempre hay límites que, con honestidad, se deben explicitar.

• Conclusiones
  A partir de los datos recolectados y de su interpretación se elaboran unas conclusiones. La transición del análisis de resultados a las conclusiones debe ser coherente, pues hay que evitar que el lector encuentre enunciados o afirmaciones que no estén respaldadas por lo expuesto en los resultados y su interpretación. De igual forma, es importante que las conclusiones destaquen aquella información que pueda orientar la toma de decisiones del solicitante. También se recomienda que al presentarlas se mantenga el mismo orden lógico utilizado en la exposición de resultados.

• Recomendaciones
  Son consejos o sugerencias derivadas de las secciones previas. Por lo general se elaboran teniendo en cuenta los problemas, asuntos o situaciones en torno a los cuales la institución u organización para la que se elabora el informe puede y debe intervenir. El análisis de las recomendaciones por parte del solicitante del informe permite que este tome decisiones sobre el rumbo de cierta estrategia, la asignación de recursos, las áreas de un proyecto que se pueden fortalecer, entre otros.

6. Referencias o anexos

Debido a que en un informe argumentativo usualmente se consultan y citan fuentes, es necesario incluir al final una lista de referencias alineada con algún sistema de citación: APA, IEEE, CHICAGO, MLA, entre otros. Después de la lista de referencias se incluyen los anexos, que corresponden a tablas, gráficos, transcripciones, ilustraciones, fotos y demás soportes que amplían o complementan ciertos asuntos abordados en el cuerpo del documento.

3. Estructura de un informe breve

La estructura del informe expositivo y argumentativo se asocia con lo que se denomina un informe estándar, cuya extensión, si bien puede variar, por lo general supera las dos páginas. No obstante, en el mundo laboral se redactan con mucha frecuencia informes muy breves, de no más de dos páginas de extensión. La estructura sugerida para este tipo de informe es la siguiente:

• Nombre de la empresa o institución para la que se elabora el informe
• Título: puede ser el mismo tema sobre el que trata el documento
• Nombre y cargo del destinatario
• Nombre y cargo del redactor del informe
• Exposición del tema del informe: corresponde a la presentación y análisis de los hechos y datos relacionados con el asunto que motivó la elaboración del documento
• Soluciones o recomendaciones: de manera clara y concisa se formulan las sugerencias acerca de las medidas o decisiones que se pueden tomar
• Firma del redactor
• También se puede incluir al inicio del documento

Ejemplo de un informe breve

Netcomcol Ltda., Soluciones Integrales

Sobre el aumento de la inseguridad en la empresa y zonas circundantes

INFORME

Elaborado para Sr. Carlos Barragán, Jefe de Seguridad y Asuntos Internos

Elaborado por Juan Francisco Muñoz, Coordinador de Seguridad y Asuntos Internos

En el último mes hemos evidenciado un aumento considerable en el número de hurtos que se han presentado tanto al interior de la empresa como en las zonas circundantes. Al interior de nuestras instalaciones, durante el mes de marzo, se reportaron los siguientes incidentes: 1) el señor Andrés Pérez, asistente de contabilidad, reportó el hurto de un celular Motorola G5S el 6 de marzo; 2) la señora Myriam Ruiz, ingeniera del área de Diseño, denunció el hurto de un computador MacBook Air el 15 de marzo; 3) la señora Sandra Patricia Otálora, Jefe de Recursos Humanos, reportó el 21 de marzo el extravío de 500 mil pesos que se encontraban en su bolso y que, según lo manifestó, fueron hurtados mientras salió a almorzar y dejó su bolso en la oficina.

Con respecto a las áreas circundantes a las instalaciones de la empresa, se ha identificado también un notorio aumento en la inseguridad. Dos empleados del área de mercadeo fueron abordados e intimidados por dos sujetos el 12 de marzo de 2018 a las 6:15 pm cuando se encontraban saliendo de la oficina. Los sujetos, que se movilizaban en moto, robaron sus celulares y un computador portátil. Sin embargo, el hecho más preocupante fue el intento de hurto de una motocicleta que se encontraba estacionada en el parqueadero externo de nuestras instalaciones. Este hecho sucedió el 14 marzo a las 8:10 p.m. Afortunadamente el señor José Rojas, vigilante de la portería oriental, se percató de lo sucedido, activó la alarma de la empresa y evitó el robo de la moto. A pesar de ello, los delincuentes escaparon y no se cuenta con registro de placas del vehículo en el que se movilizaban.

¿Cuáles son las causas de estos hechos? El incremento en la inseguridad al interior de la empresa coincide con la llegada de 25 empleados nuevos que comenzaron sus actividades a inicios de marzo como parte del nuevo proyecto de telecomunicaciones que coordina el área de Diseño, Tecnologías y Desarrollo. Más allá de este asunto, que puede ser solo una coincidencia, el problema de fondo es la vulnerabilidad en el sistema de cámaras y seguridad que manejamos, pues al observar minuto a minuto las grabaciones no logramos encontrar al responsable de los hurtos. Lo que sí identificamos es que cinco de las veinte cámaras con las que contamos se encuentran averiadas y que, además, hay varios puntos ciegos, esto es, lugares que no están cubiertos por ninguna cámara.

Por otra parte, las medidas preventivas que hemos adoptado, como los letreros de “Cuide sus objetos personales”, han sido insuficientes y resultan inefectivas cuando nuestros empleados se encuentran en las áreas externas a la empresa. Si bien la inseguridad no es un problema solo de nuestra empresa, sino en general de la ciudad, es nuestro deber tomar medidas inmediatas para que hechos como los ocurridos en el último mes no afecten la tranquilidad y seguridad de nuestros empleados.

Recomendaciones

1. 1. 1. Ampliar y modificar el sistema de cámaras de tal forma que contemos con una red de vigilancia más abarcadora, moderna y funcional.

      2. Extender este sistema de vigilancia a las zonas circundantes de nuestras instalaciones, instalando cámaras en los postes y predios vecinos.

      3. Solicitar al cuadrante de la Policía Nacional mayor presencia en el sector, especialmente en las horas de la noche.

      4. Elaborar una estrategia basada en cursos de prevención y autocuidado que permitan, además, fortalecer el sentido de pertenencia y el cuidado colectivo entre nuestros empleados, con especial énfasis en los nuevos miembros de la empresa.

Juan Francisco Muñoz

Coordinador de Seguridad y Asuntos Internos

Netcomcol Ltda.

Bogotá, 28 de marzo de 2018

4. Referencias  

• Calavera, J. (2003). Manual para la Redacción de Informes Técnicos (2°Edición). Intemac.
• Dintel, F. (2005). Cómo escribir textos técnicos o profesionales. Todas las claves para elaborar informes, cartas y documentos eficaces. Alba Editorial, S.L.

Nota

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¿Cómo escribir cartas de motivación o intención?

Recurso elaborado por David S. Bastidas C.

Las cartas de motivación o de intención (en inglés, statement of purpose o en francés lettre de motivation) son un documento indispensable para cualquier estudiante que esté interesado en postularse a programas académicos, especialmente para maestrías y doctorados, así como para becas de dichos programas. Este documento es vital para las instituciones, dado que les permite determinar los motivos, áreas de interés del postulante y su perfil académico y personal; asimismo, se debe tener en cuenta que este documento pasa por una revisión rápida por parte de un comité, hecho que marca la especificidad, estilo y construcción para que genere interés en el grupo lector para su posterior aprobación. Por estas condiciones, es un documento que genera una serie de dudas en el proceso de elaboración por la incertidumbre de los parámetros de revisión, el tipo de redacción y la presentación personal del aspirante. En el presente recurso se dará una serie de consejos para redactar este tipo de cartas, tanto en el proceso de preescritura como en el momento de redacción, dado que es imperioso captar la atención del lector, así como presentar de forma coherente la información requerida.

Tabla de contenido

1. Etapa de preescritura
2. Etapa de escritura
3. Ejemplo de carta
4. Recomendaciones adicionales
5. Bibliografía

1. Etapa de preescritura

• Identifique cuál es el campo de estudio de su disciplina que quisiera trabajar durante el programa, pues los consejos de evaluación tienen en cuenta si el aspirante en realidad tiene algunas propuestas o únicamente desea acceder a una beca sin ninguna intención académica investigativa.

• Es importante conocer en detalle el programa al que se aspira. Es decir, es necesario saber cuál es el perfil al que se dirige el programa, cuál es la proyección del egresado, qué núcleos temáticos abordan, qué áreas de investigación trabajan sus profesores y qué opciones de trabajo de grado se ofrecen. Por esta razón, es importante contactar a estudiantes o profesores del programa, pues sus orientaciones, así como el interés por crear vínculos de investigación, se convierten en razones adicionales para su aprobación en el comité.

• Consulte otros programas de posgrado para ver en qué puntos sobresale la universidad de su elección frente a las demás. Asimismo, conozca cuál es el perfil del egresado de estas, sus núcleos temáticos y líneas de investigación, dado que sus argumentos de elección y descarte deben estar apoyados en esta información.

2. Etapa de escritura

• Diseñe un plan de texto en el que cada sección tenga una función específica. De esta manera, será mucho más fácil saber cómo estructurar su documento:

1. Objetivos de estudio
   Describa cuál es su interés de investigación, razones que lo llevaron a decidirse por determinado tema.

2. Formación académica, profesional y rasgos de personalidad
   Especifique o describa cómo se ven sus rasgos de personalidad a partir de hechos puntuales: ha obtenido reconocimientos académicos por sus trabajos; ha publicado artículos en revistas indexadas; obtuvo becas de estudio u oportunidades de intercambio.

3. Razones de elección del programa
   Justifique su elección por las líneas de investigación de la universidad, los profesores encargados de la dirección de dichas investigaciones y los trabajos que ellos han desarrollado y que le han servido para orientar su investigación.

4. Aportes al campo de estudio o a la institución
   Este párrafo debe concentrarse en los posibles aportes que su investigación podría dar a la universidad o al campo de conocimiento en el que usted trabaja. En caso de que exista la posibilidad de ser asistente de investigación o docencia, exponga las razones por las que sería un candidato idóneo para este trabajo.

Toda carta de intención evaluará los siguientes aspectos:

• ¿Por qué quiere estudiar ese programa académico?

• ¿Cuál es su formación previa?

• ¿Qué relación hay entre su formación y sus experiencias previas con el programa de posgrado, así como sus expectativas en términos académicos y profesionales al terminar el posgrado?

Por eso, es importante tener estos puntos en cuenta y trabajarlos de manera específica para lograr un documento sólido, bien sustentado y coherente.

3. Ejemplo de carta

1. Presente el motivo de la misiva de manera concreta, sin extenderse y con el nombre completo del programa al que aspira:

Mis intereses de formación e investigación están vinculados con el desarrollo de tecnologías limpias, dadas las actuales circunstancias en que la contaminación por combustibles fósiles es insostenible y deben encontrarse soluciones inmediatas y ecosostenibles. Por eso, el Doctorado en Energías Renovables y Sostenibilidad Energética es el programa idóneo para desarrollar mis trabajos de investigación y posibles aportes en pro del medio ambiente, puesto que su enfoque en energía solar y eólica son los pilares de mi investigación.

2. Especifique o describa cómo se ven sus rasgos de personalidad a partir de hechos puntuales; evite descripciones en primera persona que puedan sonar ególatras o arrogantes: “he sido el mejor estudiante, soy perfeccionista, responsable e inteligente”. Mencione sus logros o reconocimientos: becas, premios, publicaciones o congresos en los que ha participado:

He trabajado como profesor de Biología de grados 10 y 11 durante 4 años. Esta experiencia fue muy significativa para mi interés en energías limpias, dado que con los estudiantes desarrollamos un proyecto de energía solar para utilizar elementos plásticos en la construcción de lámparas de escritorio. Este experimento fue reconocido por la Alcaldía local y por algunos profesores de universidades, a tal punto que fuimos invitados para trabajar en sus laboratorios en la construcción de baterías solares a bajo costo. Gracias a esta situación, obtuve una beca en la Universidad de Ciencias Aplicadas para realizar la Maestría en Desarrollo Tecnológico Sostenible. Al terminar mis estudios, mi tesis fue laureada debido a su carácter innovador y ecoamigable. Estos reconocimientos me han motivado a continuar mis estudios e investigación, pues el mundo actual requiere iniciativas que logren una reducción considerable de contaminación y nuevas alternativas para convivir con la naturaleza.

3. Justifique su elección por las líneas de investigación de la universidad, los profesores encargados de la dirección del programa y los contactos que usted ha establecido con ellos o algunos estudiantes:

Una de las razones que me han motivado a postularme a su programa es la línea de investigación del profesor John Mitchell, pues su trabajo con energía solar ha sido revelador y una de las fuentes constantes en mis investigaciones. Asimismo, las propuestas de energía eólica de la profesora Julia Novorodvka son bastante llamativas, pues las articula con la producción energética a gran escala para ciudades. De acuerdo con la comunicación que he tenido con ambos profesores, ellos ven en mi trabajo de maestría propuestas idóneas e innovadoras para realizar este tipo de proyectos, no solo en la producción de energía, sino con el desarrollo de dispositivos de consumo diario como radios, computadores y celulares.

4. Este párrafo debe concentrarse en los posibles aportes que su trabajo en la asistencia o el resultado de la investigación podrían dar a la universidad o al campo de conocimiento en el que usted trabaja:

Considero que los resultados de mi trabajo doctoral serán un aporte para la institución, dado que la innovación en energías limpias se está convirtiendo poco a poco en el nuevo paradigma en la producción de dispositivos electrónicos y de fuentes de energía. Por eso, un programa académico que sea innovador y actualizado será de gran demanda para las nuevas generaciones de ingenieros, físicos y demás profesionales que trabajen con energías ecoamigables. Por otro lado, mi experiencia como docente será de gran utilidad para los cursos que los estudiantes de doctorado deben impartir en la Universidad, puesto que la motivación por la investigación en el aula es uno de los pilares para el crecimiento académico de todo programa e institución.

4. Recomendaciones adicionales

• El proceso de escritura para esta carta es vital. Por eso, establezca un cronograma con suficiente tiempo para escribir, leer, corregir y revisar su escrito. Puede, incluso, elaborar varias versiones para compararlas y escoger una de ellas.

• Busque otros lectores, preferiblemente que hayan pasado por procesos similares, dado que su experiencia y lectura no viciada pueden darle consejos, correcciones y alternativas para la escritura de la carta.

• Las universidades del extranjero tienen especificaciones para este tipo de documentos, dado que la mayoría ya tiene formatos o tienen recomendaciones en sus páginas web sobre el orden e información que deben tener dichas cartas. Por eso, es importante que busque las instrucciones y ajuste su texto a los requerimientos de la institución a la que se postula.

• El tono y la forma de escribir son importantes para ciertas lenguas. El inglés prefiere el estilo directo, activo y no pasivo del autor, que su redacción sea concreta y sin ampliaciones innecesarias. En el caso del francés, se prefiere un poco más de creación e imaginación, menos concreción y con más detalles sobre las razones de aplicación. En las referencias encontrará ejemplos y más consejos para la redacción de este tipo de documento.

• Es necesario enfatizar el aspecto en el que más haya tenido reconocimientos o sobresalga. Si su fortaleza ha sido en el campo laboral, nutra más esta información; por el contrario, si ha obtenido mayores distinciones en el campo académico, mencione en qué actividades ha participado y cuáles han sido los reconocimientos que ha recibido por su labor académica. Resaltar sus logros, mencionar su participación en actividades laborales y formativas, así como evitar la descripción exagerada, son estrategias valiosas para que el comité de evaluación vea en usted un aspirante con capacidades que ha obtenido méritos por su compromiso y que ha sabido responder a las oportunidades que se le han presentado.

5. Bibliografía

• Centro de apoyo para estudios de posgrado CONACYT. (s.f.). Ensayo de admisión y carta de intención. https://www.conacyt.gob.mx/posgrados/index.php/recursos-en-linea/ensayo-de-admision-y-carta-de-intencion/espanol
• Exemple de lettre de motivation pur un Master. (s.f.). http://etudiant.aujourdhui.fr/etudiant/docs-cv-motivation/modele-lettre-motivation/exemple-lettre-de-motivation-master.html
• Le Parisien Étudiant. (s.f.). Inscription en Master : candidature, lettre de motivation pour un Master – Masters – Formation – Le Parisien Etudiant. http://etudiant.aujourdhui.fr/etudiant/info/inscription-en-master-candidature-lettre-de-motivation-pour-un-master.html

Nota

Este recurso pedagógico le pertenece a la Universidad de los Andes y está protegido por derechos de autor. Así mismo, el recurso se encuentra amparado bajo la licencia de Atribución – No comercial – Sin derivar de Creative Commons.

Bajo los términos de esta licencia, se permite descargar este recurso y compartirlo con otras personas, siempre y cuando se reconozca su autoría. No obstante, la licencia impide modificar este material y prohíbe utilizarlo con fines comerciales. Para reconocer la autoría de este recurso le recomendamos citarlo y referenciarlo según las normas del formato que rija su disciplina o su publicación.

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Guía para redactar un proyecto

Recurso elaborado por Sharon Sánchez-Franco

Llevar a la práctica el conocimiento adquirido durante la educación superior es uno de los retos profesionales más importantes en el tránsito a la vida laboral. La capacidad de solucionar problemas de forma práctica y eficiente es una característica profesional que se demanda en la actualidad. No basta con tener buenas ideas que transformen situaciones problemáticas, es necesario poder llevarlas a cabo: hacerlas reales, factibles y financiables. Esta guía le ayudará a convertir sus ideas de cambio en acciones reales, mediante la escritura organizada de un proyecto. Un proyecto bien escrito es una guía para la acción, una carta de presentación y un argumento para consecución de recursos (Consejería de Juventud e Igualdad, 2014).

Tabla de contenido

1. ¿Qué es un proyecto?
2. ¿Cuál es la estructura de un proyecto?
3. Lista de chequeo para verificar la coherencia de un proyecto
4. Referencias

1. ¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es “un conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre sí, que se realizan con el fin de producir determinados bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas” (Ander-Egg y Aguilar, 2005, p. 16) dentro de límites presupuestales y de tiempo. Un proyecto concreta y precisa algo que se quiere realizar, por lo que son comunes en diversos campos y disciplinas. Existen proyectos para la producción de bienes y servicios, proyectos de infraestructura y equipamiento y proyectos de mejoramiento de la calidad de vida.

Los proyectos suelen hacer parte de planes o programas más amplios. Es por esto que antes de presentar un proyecto debe asegurarse de que el propósito que quiere alcanzar sea coherente con el plan global de la organización a la que lo presenta.

La estructura de la formulación de un proyecto responde a los elementos de planeación mínimos. Un proyecto bien formulado debe contener distintas secciones que responden a las preguntas expuestas a continuación (Ander-Egg y Aguilar, 2005; Álvarez-García, 2006).

• Título y Descripción general: responden a la pregunta ¿Qué se va a hacer?

• Justificación: responde a la pregunta ¿Por qué se va a hacer? 

• Objetivos Responden a la pregunta ¿Para qué se va a hacer?

• Metas e indicadores: responde a las preguntas ¿A quiénes va dirigido el proyecto? ¿Cómo se evalúan los resultados?

• Metodología: responde a las preguntas ¿Cómo  se va a hacer? ¿Dónde se va a hacer?

• Condiciones mínimas: responde a la pregunta ¿Qué condiciones se requieren?

• Cronograma: responde a la pregunta ¿Cuándo se va a hacer?

• Análisis de recursos. Responde a las preguntas ¿Quiénes lo van a hacer? ¿Con qué se va a hacer?

• Presupuesto: Responde a la pregunta ¿Con qué se va a financiar?

2. ¿Cuál es la estructura de un proyecto?

Como se ha visto, aquí se propone una estructura que da cuenta de los elementos mínimos de planeación de un proyecto de acuerdo con las preguntas que debe resolver un documento como este. Las convocatorias suelen solicitar los proyectos con una estructura específica; si cuenta con un modelo, úselo. A continuación, se establecen algunas especificaciones que le ayudarán a construir cada una de las partes de su proyecto. 

1. Título
   Identifique el proyecto con un título que llame la atención del lector y que sintetice lo que se quiere hacer. 

Ejemplos:

• • Prisma: taller artesanal comunitario

  • ¡Juntos podemos!: cultivos de sustitución de la coca

  • ¡Todos por la educación inicial de Gachalá!

2. Descripción general
   Describa brevemente el proyecto a modo de presentación y resumen. Sea breve e incluya la idea y el objetivo principal, la población beneficiada y el resultado esperado.

Ejemplo:

Este proyecto pretende incentivar la inclusión de las mujeres en las actividades productivas de la comunidad Santa María a través de la creación de un taller artesanal comunitario. Se espera que el taller sea autosostenible a mediano plazo y que se avance en la inclusión económica de las mujeres y en el mantenimiento de las tradiciones culturales a través de las generaciones.

3. Justificación
   El objetivo de esta sección es argumentar lque vel proyecto debe realizarse. Para eso, es necesario explicar la prioridad y urgencia del problema que se busca solucionar y por qué el proyecto que se presenta es la solución más adecuada y viable.

Identificar el problema y encontrar una solución coherente y factible es la piedra angular de un proyecto. Este puede legitimarse como deseable, necesario y útil cuando responde a la satisfacción de una necesidad relevante para un grupo de personas o resuelve un problema importante y complejo dentro de un contexto determinado (Álvarez-García, 2006).

Si bien el proceso de identificación del problema y la solución es extenso y riguroso, no es necesario que en la justificación lo describa. En esta sección es conveniente presentar los argumentos de manera precisa, manteniendo la practicidad del documento (entre una y dos páginas). Se recomienda describir la situación problemática al comenzar, exponer los beneficios que aporta el proyecto, desarrollar las circunstancias políticas y técnicas que avalan su pertinencia y describir la innovación o mejora que se propone. Si se requiere, puede presentar de forma sintética el marco institucional y legal.

4. Objetivos
   Los objetivos provienen de la definición del problema y explicitan qué se espera obtener. En esta sección debe enunciar un objetivo general y los objetivos específicos.

El objetivo general es el propósito central del proyecto. Los objetivos específicos son especificaciones o pasos inmediatos necesarios para alcanzar el objetivo general. Recuerde que los objetivos deben redactarse con verbos infinitivos y estos deben ser claros, realistas y medibles.

Ejemplo:

Objetivo general: mejorar la cobertura educativa en la escuela primaria de la vereda San Antonio

Objetivos específicos:

• • Aumentar el número de aulas propicias para las actividades pedagógicas de los niveles de preescolar

  • Reparar y dotar las aulas destinadas a los grados de primaria que se encuentran en mal estado

  • Construir una vivienda para docentes cercana a la escuela primaria destinada a los grados de primaria

5. Metas e indicadores
   La evaluación de un proyecto juzga el cumplimiento de los objetivos. Para ello se requiere establecer cuánto se quiere lograr. Las metas definen los objetivos en términos medibles, indican en què medida, cuándo y dónde se realizarán. Por su parte, los indicadores establecen los criterios de éxito del proyecto, es decir, especifican cómo se miden las metas planteadas. En esta sección deben quedar claros los productos que el proyecto espera entregar.

Ejemplo:

• • Objetivo: aumentar el número de aulas propicias para las actividades pedagógicas de los niveles de preescolar

  • Meta 1: construir dos aulas especializadas para preescolar

    • Indicador: número de aulas especializadas construidas

  • Meta 2: dotar cada aula con el 100% de los elementos requeridos para las actividades pedagógicas en preescolar

    • Indicador: número de elementos dotados / Número de elementos requeridos para preescolar

6. Metodología
   Se trata de la descripción de las estrategias y las técnicas que se van a utilizar. Para ello, mencione los productos esperados y describa de forma general todas las actividades. Es importante especificar quiénes van a participar de las actividades y dónde se realizarán. Mencione los destinatarios directos e indirectos.

Esta sección da cuenta de la ejecución del proyecto, por lo que no se debe limitar a un listado de actividades y tareas por desarrollar. Es necesario hacer explícito cuál es el orden y la sincronización de las actividades, además de mencionar la calidad y la cantidad de insumos necesarios para su desarrollo.

Ejemplo:

El proyecto se desarrollará en el municipio de Junín del Departamento de Cundinamarca. Está dirigido a los estudiantes de grados 9º, 10º y 11º de las instituciones educativas públicas. El impacto del proyecto se evidenciará en la comunidad educativa y en las familias de los estudiantes participantes.

7. Condiciones mínimas
   Identifique los prerrequisitos para el logro del efecto e impacto del proyecto. Es decir, describa los factores externos que pueden afectar el desarrollo de las actividades o el logro de los objetivos. Asegúrese de que estos factores sean realistas y estén fuera del control del equipo.

8. Cronograma
   Los proyectos tienen tiempo limitado, por lo que es importante ordenar las actividades por desarrollar. Se recomienda usar estrategias gráficas para indicar las fechas de inicio y finalización de cada actividad, así como la simultaneidad de las actividades. No olvide incluir todas las fases de proyecto, incluso el alistamiento y reporte de resultados.

9. Análisis de recursos
   Identifique todos los recursos humanos y materiales que se requieren para desarrollar las actividades y lograr los objetivos del proyecto.

El recurso humano se refiere al equipo de trabajo que se encargará del desarrollo del proyecto. Establezca los responsables de las actividades y roles; para ello, puede hacer uso de organigramas. Si se requiere, puede mencionar las funciones de cada miembro del equipo y las estrategias de seguimiento y comunicación.

El recurso material son los medios e instrumentos que se requieren para desarrollar las actividades. Incluya todos los elementos y espacios necesarios, incluso si no generan costos. 

10. Presupuesto
    El financiamiento es una de las partes más importantes de un proyecto, por lo que esta sección debe dar cuenta de los costos. Se deben equilibrar todos los ingresos y gastos de un proyecto con la intención de mostrar cómo se logra la financiación. En los gastos, se deben incluir todos los bienes y servicios que se requieren: recursos humanos, materiales, difusión, costos indirectos (p.e. asesorías), subcontratación, etc. En los ingresos, se especifican todas las fuentes de financiación: aportación de las entidades, aportación de usuarios, ingresos generados por actividades, subvenciones y ayudas, etc.

3. Lista de chequeo para verificar la coherencia de un proyecto

Lea, relea y reescriba el proyecto asegurándose de que cada uno de sus componentes tiene una relación clara. Verifique la coherencia y la organización lógica preguntándose:

• ¿Es claro cuál es el problema y cómo se va a solucionar?
• ¿Los objetivos del proyecto conducen a una solución viable del problema?
• ¿Las metas e indicadores permiten evaluar objetivamente el logro de todos los objetivos?
• ¿Las estrategias, técnicas y actividades propuestas permiten alcanzar las metas planteadas?
• ¿El cronograma contempla todas las fases y las actividades necesarias para desarrollar lograr los objetivos?
• ¿Las condiciones mínimas son factores externos que afectan el logro de los objetivos del proyecto?, ¿pueden prevenirse en el diseño del proyecto?
• ¿El análisis de los recursos da cuenta de todo lo que se necesita para el desarrollo de la metodología propuesta?
• ¿El presupuesto incluye todos los gastos e ingresos del proyecto? ¿Es claro cómo se financiará el proyecto?

4. Referencias

• Álvarez-García, I. (2006). Planificación y desarrollo de proyectos sociales y educativos. Limusa.
• Ander-Egg, E. y Aguilar, M. J. (2005). Cómo elaborar un proyecto: Guía para diseñar proyectos sociales y culturales. Lumen/HVManitas
• CEPAL. (s.f.) Análisis de problemas e identificación de soluciones [presentación en diapositivas].
• Consejería de Juventud e Igualdad (2014). Guía Práctica para la elaboración de proyectos con perspectiva de género. Cabildo de Gran Canaria
• López-Silva, M. (s.f.). Taller de capacitación en diseño, implementación y evaluación de políticas públicas [presentación en diapositivas]. Fundación IDEA y USAID.
• Ortegón, E., Pacheco, J. F. y Prieto, A. (2015). Metodología del marco lógico para la planificación. El seguimiento y la evaluación de proyectos y programas. Serie Manuales. CEPAL.

Nota

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Bajo los términos de esta licencia, se permite descargar este recurso y compartirlo con otras personas, siempre y cuando se reconozca su autoría. No obstante, la licencia impide modificar este material y prohíbe utilizarlo con fines comerciales. Para reconocer la autoría de este recurso le recomendamos citarlo y referenciarlo según las normas del formato que rija su disciplina o su publicación.

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Hoja de vida laboral

Recurso elaborado por Jessica Patricia Fonseca Silva

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