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Guía para redactar un proyecto

Guía para redactar un proyecto

Recurso elaborado por Sharon Sánchez-Franco

Llevar a la práctica el conocimiento adquirido durante la educación superior es uno de los retos profesionales más importantes en el tránsito a la vida laboral. La capacidad de solucionar problemas de forma práctica y eficiente es una característica profesional que se demanda en la actualidad. No basta con tener buenas ideas que transformen situaciones problemáticas, es necesario poder llevarlas a cabo: hacerlas reales, factibles y financiables. Esta guía te ayudará a convertir tus ideas de cambio en acciones reales, mediante la escritura organizada de un proyecto. Un proyecto bien escrito es una guía para la acción, una carta de presentación y un argumento para consecución de recursos (Consejería de Juventud e Igualdad, 2014).

Tabla de contenido

  1. ¿Qué es un proyecto?
  2. ¿Cuál es la estructura de un proyecto?
  3. Lista de chequeo para verificar la coherencia de un proyecto
  4. Referencias

1. ¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es “un conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre sí, que se realizan con el fin de producir determinados bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas” (Ander-Egg y Aguilar, 2005, p. 16) dentro de límites presupuestales y de tiempo. Un proyecto concreta y precisa algo que se quiere realizar, por lo que son comunes en diversos campos y disciplinas. Existen proyectos para la producción de bienes y servicios, proyectos de infraestructura y equipamiento y proyectos de mejoramiento de la calidad de vida.

Los proyectos suelen hacer parte de planes o programas más amplios. Es por esto que antes de presentar un proyecto debes asegurarte de que el propósito que quieres alcanzar sea coherente con el plan marco de la organización a la que lo presentas.

La estructura de la formulación de un proyecto responde a los elementos de planeación mínimos. Un proyecto bien formulado debe responder a las preguntas que se presentan a continuación (Ander-Egg y Aguilar, 2005; Álvarez-García, 2006).

  • Título y Descripción general. Responde a la pregunta: ¿qué se va a hacer?

  • Justificación. Responde a la pregunta: ¿por qué se va a hacer?

  • Objetivos. Responde a la pregunta: ¿para qué se va a hacer?

  • Metas e indicadores. Responde a las preguntas: ¿cómo se evalúan los resultados?, ¿a quiénes va dirigido el proyecto?

  • Metodología. Responde a la pregunta: ¿cómo y dónde se va a hacer?

  • Condiciones mínimas. Responde a la pregunta: ¿qué condiciones se requieren?

  • Cronograma. Responde a la pregunta: ¿cuándo se va a hacer?

  • Análisis de recursos. Responde a las preguntas: ¿quiénes lo van a hacer?, ¿con qué se va a hacer?

  • Presupuesto. Responde a la pregunta: ¿con qué se va a financiar?

2. ¿Cuál es la estructura de un proyecto?

Aquí se propone una estructura que da cuenta de los elementos mínimos de planeación de acuerdo con las preguntas que debe resolver un documento que presenta un proyecto. Las convocatorias suelen solicitar los proyectos con una estructura específica; si cuentas con un modelo, úsalo. 

  1. Título. Identifique el proyecto con un título que llame la atención del lector y que sintetice lo que se quiere hacer. Además, identifique la institución u organismo responsable de la ejecución.

Ejemplos:

    • Prisma: taller artesanal comunitario

    • ¡Juntos podemos!: cultivos de sustitución de la coca

    • ¡Todos por la educación inicial de Gachalá!

  1. Descripción general. Describa brevemente el proyecto a modo de presentación y resumen. Sea breve e incluya la idea y el objetivo principal, la población beneficiada y el resultado esperado.

Ejemplo:

Este proyecto pretende incentivar la inclusión de las mujeres en las actividades productivas de la comunidad Santa María a través de la creación de un taller artesanal comunitario. Se espera que el taller sea autosostenible a mediano plazo, que se avance en la inclusión económica de las mujeres y en el mantenimiento de las tradiciones culturales a través de las generaciones.

  1. Justificación. El objetivo de esta sección es argumentar la realización del proyecto. Para eso, es necesario explicar la prioridad y urgencia del problema que se busca solucionar y por qué el proyecto que se presenta es la solución más adecuada y viable.

Identificar el problema y encontrar una solución coherente y factible es la piedra angular de un proyecto. Un proyecto puede legitimarse como deseable, necesario y útil cuando responde a la satisfacción de una necesidad relevante para un grupo de personas o resuelve un problema relevante y complejo dentro de un contexto determinado (Álvarez-García, 2006).

Si bien el proceso de identificación del problema y la solución es extenso y riguroso, no es necesario que en la justificación lo describa. En esta sección es conveniente presentar los argumentos de manera precisa, manteniendo la practicidad del documento (entre una y dos páginas). Se recomienda describir la situación problemática de partida, exponer los beneficios que aporta el proyecto, desarrollar las circunstancias políticas y técnicas que avalan su pertinencia y describir la innovación o mejora que se propone. Si se requiere, puede presentar de forma sintética el marco institucional y legal.

  1. Objetivos. Los objetivos provienen de la definición del problema y explicitan qué se espera obtener. En esta sección debe enunciar un objetivo general y los objetivos específicos.

El objetivo general es el propósito central del proyecto. Los objetivos específicos son especificaciones o pasos inmediatos necesarios para alcanzar el objetivo general. Recuerde que los objetivos deben redactarse con verbos infinitivos y estos deben ser claros, realistas y medibles.

Ejemplo:

Objetivo general: mejorar la cobertura educativa en la escuela primaria de la vereda San Antonio

Objetivos específicos:

    • Aumentar el número de aulas propicias para las actividades pedagógicas de los niveles de preescolar

    • Reparar y dotar las aulas que se encuentran en mal estado destinadas para los grados de primaria

    • Construir una vivienda para docentes cercana a la escuela primaria

  1. Metas e indicadores. La evaluación de un proyecto juzga el cumplimiento de los objetivos. Para ello se requiere establecer cuánto se quiere lograr. Las metas definen los objetivos en términos medibles, indican cuánto, cuándo y dónde se realizarán. Por su parte, los indicadores establecen los criterios de éxito del proyecto, es decir, especifican cómo se miden las metas planteadas. En esta sección deben quedar claros los productos que el proyecto espera entregar.

Ejemplo:

    • Objetivo: aumentar el número de aulas propicias para las actividades pedagógicas de los niveles de preescolar

    • Meta 1: construir dos aulas especializadas para preescolar

      • Indicador: número de aulas especializadas construidas

    • Meta 2: dotar cada aula con el 100% de los elementos requeridos para las actividades pedagógicas en preescolar

      • Indicador: número de elementos dotados / Número de elementos requeridos para preescolar

  1. Metodología. Se trata de la descripción de las estrategias y técnicas que se van a utilizar. Para ello, mencione los productos esperados y describa de forma general todas las actividades. Es importante especificar quiénes van a participar de las actividades y dónde se realizarán. Mencione los destinatarios directos e indirectos.

Esta sección da cuenta de la ejecución del proyecto, por lo que no se debe limitar a un listado de actividades y tareas a desarrollar. Es necesario hacer explícito cuál es el orden y sincronización de las actividades, además de mencionar la calidad y cantidad de los insumos necesarios para su desarrollo.

Ejemplo:

El proyecto se desarrollará en el municipio de Junín del Departamento de Cundinamarca. Está dirigido a los estudiantes de grados 9º, 10º y 11º de las instituciones educativas públicas. El impacto del proyecto se evidenciará en la comunidad educativa y en las familias de los estudiantes participantes.

  1. Condiciones mínimas. Identifique los prerrequisitos para el logro del efecto e impacto del proyecto. Es decir, describa los factores externos que pueden afectar el desarrollo de las actividades o el logro de los objetivos. Asegúrese de que estos factores sean realistas y estén fuera del control del equipo.

  2. Cronograma. Los proyectos tienen tiempo limitado, por lo que es importante ordenar las actividades a desarrollar. Se recomienda usar estrategias gráficas para indicar las fechas de inicio y finalización de cada actividad, así como la simultaneidad de las actividades. No olvide incluir todas las fases de proyecto, incluso el alistamiento y reporte de resultados.

  3. Análisis de recursos. Identifique todos los recursos humanos y materiales que se requieren para desarrollar las actividades y lograr los objetivos del proyecto.

El recurso humano se refiere al equipo de trabajo que se encargará del desarrollo del proyecto. Establezca los responsables de las actividades y roles, para ello, puede hacer uso de organigramas. Si se requiere, puede mencionar las funciones de cada miembro del equipo y las estrategias de seguimiento y comunicación.

El recurso material son los medios e instrumentos que se requieren para desarrollar las actividades. Incluya todos los elementos y espacios necesarios, incluso si no generan costos. 

  1. Presupuesto. El financiamiento es una de las partes más importantes de un proyecto, por lo que esta sección debe dar cuenta de los costos. Se deben equilibrar todos los ingresos y gastos de un proyecto con la intención de mostrar cómo se logra la financiación. En los gastos, se deben incluir todos los bienes y servicios que se requieren proveer: recursos humanos, materiales, difusión, costos indirectos (p.e. asesorías), subcontratación, etc. En los ingresos, se especifican todas las fuentes de financiación: aportación de las entidades, aportación de usuarios, ingresos generados por actividades, subvenciones y ayudas, etc.

3. Lista de chequeo para verificar la coherencia de un proyecto

Lea, relea y reescriba el proyecto asegurándose de que cada uno de sus componentes tiene una relación lógica en cumplimiento de los objetivos planeados. Verifique la coherencia y la organización lógica preguntándose:

  • ¿Es claro cuál es el problema y cómo se va a solucionar?
  • ¿Los objetivos del proyecto llevan a una solución viable del problema?
  • ¿Las metas e indicadores permiten evaluar objetivamente el logro de todos los objetivos?
  • ¿Las estrategias, técnicas y actividades propuestas permiten alcanzar las metas planteadas?
  • ¿El cronograma contempla todas las fases y actividades necesarias para desarrollar lograr los objetivos?
  • ¿Las condiciones mínimas son factores externos que afectan el logro de los objetivos del proyecto?, ¿pueden prevenirse en el diseño del proyecto?
  • ¿El análisis de los recursos da cuenta de todo lo que se necesita para el desarrollo de la metodología propuesta?
  • ¿El presupuesto incluye todos los gastos e ingresos del proyecto? ¿Es claro cómo se financiará el proyecto?

4. Referencias

  • Álvarez-García, I. (2006). Planificación y desarrollo de proyectos sociales y educativos. Limusa.
  • Ander-Egg, E. y Aguilar, M. J. (2005). Cómo elaborar un proyecto: Guía para diseñar proyectos sociales y culturales. Lumen/HVManitas
  • CEPAL. (s.f.) Análisis de problemas e identificación de soluciones [presentación en diapositivas].
  • Consejería de Juventud e Igualdad (2014). Guía Práctica para la elaboración de proyectos con perspectiva de género. Cabildo de Gran Canaria
  • López-Silva, M. (s.f.). Taller de capacitación en diseño, implementación y evaluación de políticas públicas [presentación en diapositivas]. Fundación IDEA y USAID.
  • Ortegón, E., Pacheco, J. F. y Prieto, A. (2015). Metodología del marco lógico para la planificación. El seguimiento y la evaluación de proyectos y programas. Serie Manuales. CEPAL.

Nota

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