¿Cómo elaborar un resumen ejecutivo?

Recurso elaborado por Laura Katalina Muñoz Castillo

Este documento presenta las características principales de un resumen ejecutivo e identifica errores comunes en su escritura. De igual forma, brinda recomendaciones generales sobre la estructura y contenido de este texto que podrán ser modificadas dependiendo de los requerimientos del profesor o la entidad que lo solicite.

Tabla de contenido

1. ¿Qué es un resumen ejecutivo?
2. Uso del resumen ejecutivo
3. Pasos para redactar un resumen ejecutivo
4. Aspectos adicionales a tener en cuenta
5. Ejemplo de un resumen ejecutivo en políticas públicas
6. Consideraciones finales
7. Referencias

1. ¿Qué es un resumen ejecutivo?

Un resumen ejecutivo es una presentación general y breve de un documento, informe o propuesta sobre un tema específico. Sintetiza datos complejos de forma coherente, lo cual permite al tomador de decisión o al lector conocer puntos claves de la argumentación que se encuentra en el documento sobre el cual se elabora. Además, está claramente escrito y es conciso; establece una conexión lógica entre los antecedentes, la idea de cambio (idea principal), los argumentos y los resultados del texto resumido.

El resumen ejecutivo es de carácter práctico y su extensión puede variar dependiendo de los requerimientos del profesor o la entidad. Sin embargo, por lo general, este tipo de documento es corto, no sobrepasa las dos páginas. 

2. Uso del resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo es utilizado en el campo profesional de múltiples disciplinas y brinda los puntos claves y estratégicos para convencer a su lector de tomar una decisión. Por lo tanto, este es una sinopsis de los principales elementos de un documento completo en el que se presenta un análisis a profundidad. Por lo general, un resumen ejecutivo tiene los siguientes elementos:

1. Propósito del documento presentado (sugiere una idea de cambio)
2. Contexto o antecedentes del problema o la pregunta abordada
3. Enfoque del análisis y la metodología utilizada
4. Principales conclusiones

3. Pasos para redactar un resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo contiene los elementos básicos de la estructura general de un texto: introducción, desarrollo y conclusiones. Recuerde que el contenido y la estructura deben ser ajustados dependiendo de los requerimientos del profesor o la entidad.  El resumen ejecutivo se puede organizar de varias maneras; sin embargo, en esta sección se brindan algunas pautas generales.

Paso 1: Identifique su audiencia y su objetivo

Este paso es crucial para cualquier comunicación. Por ende, antes de avanzar en la escritura, usted debe identificar a quién se dirige (audiencia) y qué desea que su lector haga, piense o sienta una vez que haya leído su resumen ejecutivo. En esta medida, ¿espera que el lector cambie su opinión, apruebe un proyecto o  comprenda una situación en específico? Cualquiera que sea su objetivo, su redacción tiene que estar direccionada a este.

Para esto, empiece por responder las siguientes preguntas:

1. ¿Para quién escribe el resumen ejecutivo?
2. ¿Con qué conocimiento sobre el tema cuenta la persona? Esto determinará la extensión de los antecedentes que debe presentar.
3. ¿Cuál es la posición de su lector frente al tema o situación? Con base en esta respuesta, tome en consideración la opinión del lector e incluya información que se relacione con sus preocupaciones o intereses. 

Paso 2. Elabore un esquema

Este paso es fundamental para el resumen ejecutivo debido a su extensión, la cual dependerá de la cantidad de información que necesite presentar y el tiempo que el lector decida invertir. En este sentido, el esquema le permitirá identificar los puntos claves que quiere abordar. A continuación, se establecen pautas para la elaboración de su esquema.

a) Título y autoría

• El título debe ser corto, concreto y llamativo. Además debe dar cuenta del contenido del documento.
• El encabezado contiene el nombre o los nombres de la persona o grupo que elabora el resumen (autoría). De igual forma, incluye a quién va dirigido.

b) Contextualización

• Empiece por escribir una o dos oraciones que capturen la atención del lector.
  • Plantee una pregunta que sea relevante para el lector.
  • Provea información o datos importantes o impactantes. 

c)  Introducción

• Exponga explícitamente su idea de cambio.
• Brinde una justificación para abordar el tema o situación en específico: ¿Por qué es importante en el contexto planteado?

d)  Resumen del documento

• Objetivo del documento
• Pregunta o situación que se enfrenta
• Metodología para abordar la pregunta o situación

e) Recomendaciones

• Finalice por plantear de nuevo su idea de cambio y los aportes del documento. 

Paso 3: Escriba el resumen ejecutivo

Después de elaborar el esquema, usted estará en la capacidad de identificar los puntos principales y tener una idea acerca de la estructura del resumen ejecutivo. Ahora, es importante que complete estos puntos con información relevante como antecedentes y datos que los apoyen. Asimismo, es imprescindible que cada sección sea fluida de tal forma que su narración sea cohesiva. Recuerde que los detalles, tablas, imágenes o ejemplos ilustrativos no deben ser parte del resumen ejecutivo. Debe incluir únicamente las ideas principales, hechos y antecedentes para que su lector entienda el objetivo del documento. En estos términos, ser breve y conciso es la base para una buena redacción.

4. Aspectos adicionales a tener en cuenta

Al igual que la mayoría de comunicaciones, el resumen ejecutivo se elabora enfocándose en un objetivo, ya sea que alguien lea el análisis completo, compartir información o motivar a alguien más para que apoye su idea de cambio. Por esta razón, enfóquese en presentar los principales resultados y la lógica que usted sostiene. Recuerde que su lector, por lo general, es una persona con tiempo limitado y, por lo tanto,  su resumen lo motivará para analizar el documento completo. Por lo tanto, es imprescindible redactar el resumen ejecutivo bajo el supuesto de que el lector no tendrá la oportunidad de revisar el documento completo y, por ende, se le debe presentar en el resumen todos los elementos claves del análisis.

A continuación, se brinda una serie de preguntas que pueden servirle para escribir su resumen ejecutivo. Para esto, piense las fortalezas centrales de su análisis y responda:

1. ¿A qué público va dirigido el análisis? ¿Cuáles son sus características y necesidades?
2. ¿A qué problema o situación específica responde su análisis?
3. ¿Por qué el cambio que propone es necesario o imprescindible?
4. ¿Qué tiene de innovador su análisis que pueda ser del interés del lector?
5. ¿Por qué su propuesta o idea podría tener éxito? ¿Qué aportes brinda?
6. ¿Cuáles son los recursos requeridos?
7. ¿Por qué el lector debe tomar o apoyar la acción recomendada?

5. Ejemplo de resumen ejecutivo en políticas públicas

Este ejemplo se extrae del documento de trabajo #94 sobre el programa Más y Mejor trabajo, diseñado por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad de Argentina (Centro de Implementación de Políticas Públicas para la Equidad y el Crecimiento, 2012).

La implementación del Programa Jóvenes con Más y Mejor Trabajo en ámbitos subnacionales

Desde la crisis de 2001, los jóvenes de entre 19 y 25 años se encuentran expuestos al desempleo en forma masiva y sufren, por lo tanto, mayores niveles de incertidumbre económica y social que el resto de los grupos etarios. Bajo el paraguas del Plan Integral de Empleo “Más y mejor trabajo”, diseñado por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social se encuentra el Programa “Jóvenes con Más y Mejor Trabajo” (PJMMT) que intenta, desde el 2008, abordar esta problemática. Este documento analiza su implementación en diez provincias argentinas: Buenos Aires, Corrientes, Mendoza, Misiones, Neuquén, Río Negro, Salta, San Luis, Santa Fe y Santiago del Estero.

El informe se estructura en tres secciones. En la primera se presenta el Programa Jóvenes con Más y Mejor Trabajo y se analizan en profundidad dimensiones como la problemática que atiende, su inserción institucional y sectorial, la estrategia de implementación bajo la cual se rige, sus objetivos específicos, su población objetivo y las prestaciones que ofrece.

En la segunda sección se analiza su implementación en el nivel subnacional, tomando en cuenta la relevancia del programa en el contexto provincial, el margen de acción de las provincias para intervenir en su diseño e implementación, los recursos y capacidades involucrados en las provincias relevadas y, finalmente, el modo de organización y la división de responsabilidades. Esta investigación permitió identificar que, más allá de un diseño e instrucciones de implementación, precisos y determinados desde el nivel nacional, el programa tiene un alcance y una gestión cotidiana que varía en cada jurisdicción.

La tercera sección del documento reúne las conclusiones de la investigación y las recomendaciones de política pública para promover una mejora tanto en la gestión del programa en el nivel local como en la oferta pública destinada a los jóvenes desempleados. En este sentido y con vistas a ampliar el PJMMT a todo el territorio nacional, se sugiere:

1) Mejorar las capacidades de gestión local.

2) Vincular la selección de la población objetivo con la cantidad de población necesitada (en términos de fortalecimiento de su empleabilidad) de cada localidad.

3) Mejorar la coordinación política y técnica entre los actores involucrados en el armado de las prestaciones locales, para imbricar al PJMMT en una política pública integral destinada a mejorar la situación de los jóvenes desempleados.

4) Articular el PJMMT con otros programas nacionales destinados a la misma población y con la oferta programática provincial que atiende a la misma problemática.

5) Inscribir al PJMMT en una política pública integral que tenga en cuenta la heterogeneidad del grupo poblacional en cuestión y acompañe a los ciudadanos a lo largo del ciclo de vida.

6. Consideraciones finales

• Sea breve y conciso. Deje los detalles, imágenes, tablas o ejemplos ilustrativos para el documento completo.
• Solo incluya los antecedentes necesarios para el lector.
• Evite tomar frases del documento y enlazarlas. Revise el documento y redacte los aspectos que considere relevantes.
• No se desvíe de la idea o punto principal que quiere presentar.
• Relea su escrito y modifíquelo hasta que sea fluido y sin exceso de palabras.
• Lea en voz alta su resumen ejecutivo antes de entregarlo.
• No necesita seguir las reglas que aplican para la redacción académica. Esta tiene un propósito diferente y otra audiencia. No olvide que su propósito principal es capturar el interés y conducir a la acción.
• Use lenguaje y oraciones efectivas para atraer la atención del lector. Por ejemplo: “Desde la crisis de 2001, los jóvenes de entre 19 y 25 años se encuentran expuestos al desempleo en forma masiva y sufren, por lo tanto, mayores niveles de incertidumbre económica y social que el resto de los grupos etarios.”
• Evite el uso de una jerga técnica, burocrática o con clichés. Además, absténgase de utilizar retórica emocional o hipérboles.
• Elija las palabras más simples para expresar sus ideas.
• Revise ortografía y gramática, ya que estos errores pueden distraer a su lector.
• Elimine palabras innecesarias y evite repeticiones.

7. Referencias

• Balanko, G. (2007). Cómo preparar un plan de negocios exitoso. MCGRAW-HILL.
• Centro de Implementación de Políticas Públicas para la Equidad y el Crecimiento. (2012). La implementación del Programa Jóvenes con Más y Mejor Trabajo en ámbitos subnacionales. CIPPEC. http://redproteccionsocial.org/sites/default/files/94_dt_ps_jovenes_forteza_2012.pdf
• Dunn, W. (2004). En W. Dunn, Public Policy Analysis: An Introduction (págs. 430-473). Upper Saddle River.
• Green, D. (2015). Oxfam Inernational. Oxfam. http://policy-practice.oxfam.org.uk/publications/writing-an-executive-summary-579649
• Herman, L. (2012). Executive Summary Guidelines. Harvard Kennedy School of Gorvernment. https://projects.iq.harvard.edu/files/hks-communications-program/files/ho_herman-exec-summary_2-14-13_0.pdf
• University of Maryland. (2017). Executive Summaries. Learn about executive summaries and how to write them. 

Nota

Este recurso pedagógico le pertenece a la Universidad de los Andes y está protegido por derechos de autor. Así mismo, el recurso se encuentra amparado bajo la licencia de Atribución - No comercial - Sin derivar de Creative Commons.

Bajo los términos de esta licencia, se permite descargar este recurso y compartirlo con otras personas, siempre y cuando se reconozca su autoría. No obstante, la licencia impide modificar este material y prohíbe utilizarlo con fines comerciales. Para reconocer la autoría de este recurso le recomendamos citarlo y referenciarlo según las normas del formato que rija su disciplina o su publicación.