08. ¿Cómo elaborar un informe laboral?

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¿Cómo elaborar un informe laboral?

Recurso elaborado por Nicolás Aguilar

En el ámbito laboral, un informe es un documento que se elabora por petición de un superior y que, usualmente, debe ajustarse a las necesidades o indicaciones dadas por este. Los temas que aborda pueden ser muy variados y su estructura es flexible, pues se adapta a ciertas prácticas, situaciones, formatos o requerimientos que se manejan en diferentes contextos institucionales o empresariales. Sin embargo, pese a su diversidad, un informe es un documento que refleja el resultado de una investigación o de un trabajo realizado y que se redacta a partir de una recolección de datos. Su objetivo es orientar la toma de decisiones y su extensión puede variar de acuerdo con las indicaciones dadas por el solicitante y la cantidad de datos con la que se cuenta.

1. Estructura de un informe expositivo

Con el informe expositivo se busca informar acerca de una situación, un tema o un problema. Su contenido se basa en un conjunto de datos previamente recolectados y puede también incluir una narración de hechos en una secuencia temporal. Como su nombre lo indica, su propósito es la exposición, de modo que su carácter es objetivo y por esta razón no incluye análisis, valoraciones críticas o recomendaciones. La estructura sugerida para un informe expositivo es la siguiente:

a) Portada o página de presentación

En la página de presentación se incluye la información básica que permite localizar y caracterizar el documento: empresa o institución para la que se elabora, título, autor y fecha de elaboración.

b) Introducción

En la introducción de todo informe expositivo es importante presentar el tema y la finalidad del documento, la cual corresponde al objetivo o propósito con el que se elabora. También se puede incluir el contexto o antecedentes de la situación, tema o problema abordado.

c) Cuerpo

Es la parte central del documento y se puede organizar en subtítulos o acápites según los datos u otra información que se desee exponer. No obstante, en el caso del informe expositivo es importante incluir por lo menos dos secciones claramente diferenciadas:

Metodología: en esta sección se detalla el procedimiento y las técnicas utilizadas para recolectar la información que se presenta. Esta parte del cuerpo del informe es necesaria debido a que ofrece al lector herramientas para juzgar la validez y fiabilidad de los datos, hechos y contenidos expuestos.
Resultados: además de la metodología, en el cuerpo de un informe expositivo se incluyen resultados, es decir, datos o hechos organizados de forma clara y concisa. Este último elemento es relevante debido a que, en el ámbito laboral, los tiempos suelen ser reducidos y quienes solicitan los informes requieren de información precisa y directa, sin rodeos, detalles innecesarios o información irrelevante.

d) Soportes o anexos

En esta última sección del documento se incluye toda la información que soporta, apoya y amplía el contenido del cuerpo del texto. Estos anexos deben estar numerados y, según la naturaleza o finalidad del informe, pueden ser fotos, trascripciones de entrevistas, gráficos, tablas, estadísticas, entre otros.

2. Estructura de un informe argumentativo

Con el informe argumentativo se busca que el autor o los autores se involucren mucho más con el contenido del texto, lo cual se traduce en la elaboración de análisis, crítica, conclusiones y recomendaciones. A diferencia del informe expositivo, el informe argumentativo no solo presenta hechos o datos y, por lo tanto, no se reduce solo a la exposición objetiva de un tema, problema o situación. Por esta razón, este tipo de informe suele ser más extenso, pues incluye otros componentes adicionales a los ya descritos en el caso del informe expositivo. La estructura recomendada para un informe argumentativo es la siguiente:

a) Portada o página de presentación

Su sentido y contenido no varían con respecto al informe expositivo.

b) Tabla de contenido

Al ser un documento más extenso es necesario presentar el listado de temas o secciones que lo integran. La tabla de contenido es un índice en el que cada tema o sección se vincula con el número de página exacto en el que se localiza. Gracias a la tabla de contenido, el lector podrá saber exactamente dónde se encuentra lo que le interesa.

c) Resumen ejecutivo

Luego de la tabla de contenido y antes de la introducción se recomienda incluir una presentación sintética del informe, la cual se conoce como resumen ejecutivo. Este debe ser conciso y preciso, y no debe incluir detalles, ejemplos ni información que no aparezca en el cuerpo del documento. Su objetivo es exponer de manera breve el contenido central del texto: objetivos, metodología, resultados, conclusiones y recomendaciones. Para obtener más información sobre el resumen ejecutivo, diríjase al recurso sobre este tema.

d) Introducción

El propósito de la introducción es ofrecer al lector información que lo oriente antes de iniciar la lectura del cuerpo del informe. Además de presentar el tema, el objetivo y los antecedentes del documento, en el caso del informe argumentativo es necesario exponer cómo se va a abordar el tema y a alcanzar el objetivo propuesto. Para ello se hace una breve presentación de la estructura del documento.

e) Cuerpo

El cuerpo de un informe argumentativo se puede dividir en seis partes.

Fundamentos teóricos
Esta sección se incluye cuando el documento se soporta en una investigación que, a su vez, se apoya en alguna teoría económica, sociológica, psicológica, etc. Se puede omitir atendiendo a lo indicado por el solicitante del informe, quien puede preferir que el texto profundice en los resultados y las recomendaciones.
Metodología
Al igual que en el caso del informe expositivo, en esta sección es importante explicar el paso a paso de la recolección de la información, así como las técnicas, instrumentos o herramientas utilizadas para recogerla, ordenarla y analizarla.
Resultados
Teniendo en cuenta los objetivos del informe, en esta sección se deben presentar de manera clara y ordenada los datos obtenidos. Una exposición clara, organizada y precisa de los resultados permitirá orientar la toma de decisiones en torno al tema, el problema o la situación objeto del informe.
Interpretación de los resultados
A diferencia del informe expositivo, en el informe argumentativo el redactor se involucra en el documento por medio de inferencias, interpretaciones, valoraciones críticas y demás aportes que, si bien son subjetivos, deben estar soportados en criterios lógico-analíticos y no en intereses personales o en consideraciones sin fundamento en los datos obtenidos. En este punto es recomendable incluir también una mención a las limitaciones del estudio, pues ningún trabajo puede considerar todas las variables posibles y siempre hay límites que, con honestidad, se deben explicitar.
Conclusiones
A partir de los datos recolectados y de su interpretación se elaboran unas conclusiones. La transición del análisis de resultados a las conclusiones debe ser coherente, pues hay que evitar que el lector encuentre enunciados o afirmaciones que no estén respaldadas por lo expuesto en los resultados y su interpretación. De igual forma, es importante que las conclusiones destaquen aquella información que pueda orientar la toma de decisiones del solicitante. También se recomienda que al presentarlas se mantenga el mismo orden lógico utilizado en la exposición de resultados.
Recomendaciones
Son consejos o sugerencias derivadas de las secciones previas. Por lo general se elaboran teniendo en cuenta los problemas, asuntos o situaciones en torno a los cuales la institución u organización para la que se elabora el informe puede y debe intervenir. El análisis de las recomendaciones por parte del solicitante del informe permite que este tome decisiones sobre el rumbo de cierta estrategia, la asignación de recursos, las áreas de un proyecto que se pueden fortalecer, entre otros.

6. Referencias o anexos

Debido a que en un informe argumentativo usualmente se consultan y citan fuentes, es necesario incluir al final una lista de referencias alineada con algún sistema de citación: APA, IEEE, CHICAGO, MLA, entre otros. Después de la lista de referencias se incluyen los anexos, que corresponden a tablas, gráficos, transcripciones, ilustraciones, fotos y demás soportes que amplían o complementan ciertos asuntos abordados en el cuerpo del documento.

3. Estructura de un informe breve

La estructura del informe expositivo y argumentativo se asocia con lo que se denomina un informe estándar, cuya extensión, si bien puede variar, por lo general supera las dos páginas. No obstante, en el mundo laboral se redactan con mucha frecuencia informes muy breves, de no más de dos páginas de extensión. La estructura sugerida para este tipo de informe es la siguiente:

Nombre de la empresa o institución para la que se elabora el informe
Título: puede ser el mismo tema sobre el que trata el documento
Nombre y cargo del destinatario
Nombre y cargo del redactor del informe
Exposición del tema del informe: corresponde a la presentación y análisis de los hechos y datos relacionados con el asunto que motivó la elaboración del documento
Soluciones o recomendaciones: de manera clara y concisa se formulan las sugerencias acerca de las medidas o decisiones que se pueden tomar
Firma del redactor
También se puede incluir al inicio del documento

Ejemplo de un informe breve

Netcomcol Ltda., Soluciones Integrales

Sobre el aumento de la inseguridad en la empresa y zonas circundantes

INFORME

Elaborado para Sr. Carlos Barragán, Jefe de Seguridad y Asuntos Internos

Elaborado por Juan Francisco Muñoz, Coordinador de Seguridad y Asuntos Internos

En el último mes hemos evidenciado un aumento considerable en el número de hurtos que se han presentado tanto al interior de la empresa como en las zonas circundantes. Al interior de nuestras instalaciones, durante el mes de marzo, se reportaron los siguientes incidentes: 1) el señor Andrés Pérez, asistente de contabilidad, reportó el hurto de un celular Motorola G5S el 6 de marzo; 2) la señora Myriam Ruiz, ingeniera del área de Diseño, denunció el hurto de un computador MacBook Air el 15 de marzo; 3) la señora Sandra Patricia Otálora, Jefe de Recursos Humanos, reportó el 21 de marzo el extravío de 500 mil pesos que se encontraban en su bolso y que, según lo manifestó, fueron hurtados mientras salió a almorzar y dejó su bolso en la oficina.

Con respecto a las áreas circundantes a las instalaciones de la empresa, se ha identificado también un notorio aumento en la inseguridad. Dos empleados del área de mercadeo fueron abordados e intimidados por dos sujetos el 12 de marzo de 2018 a las 6:15 pm cuando se encontraban saliendo de la oficina. Los sujetos, que se movilizaban en moto, robaron sus celulares y un computador portátil. Sin embargo, el hecho más preocupante fue el intento de hurto de una motocicleta que se encontraba estacionada en el parqueadero externo de nuestras instalaciones. Este hecho sucedió el 14 marzo a las 8:10 p.m. Afortunadamente el señor José Rojas, vigilante de la portería oriental, se percató de lo sucedido, activó la alarma de la empresa y evitó el robo de la moto. A pesar de ello, los delincuentes escaparon y no se cuenta con registro de placas del vehículo en el que se movilizaban.

¿Cuáles son las causas de estos hechos? El incremento en la inseguridad al interior de la empresa coincide con la llegada de 25 empleados nuevos que comenzaron sus actividades a inicios de marzo como parte del nuevo proyecto de telecomunicaciones que coordina el área de Diseño, Tecnologías y Desarrollo. Más allá de este asunto, que puede ser solo una coincidencia, el problema de fondo es la vulnerabilidad en el sistema de cámaras y seguridad que manejamos, pues al observar minuto a minuto las grabaciones no logramos encontrar al responsable de los hurtos. Lo que sí identificamos es que cinco de las veinte cámaras con las que contamos se encuentran averiadas y que, además, hay varios puntos ciegos, esto es, lugares que no están cubiertos por ninguna cámara.

Por otra parte, las medidas preventivas que hemos adoptado, como los letreros de “Cuide sus objetos personales”, han sido insuficientes y resultan inefectivas cuando nuestros empleados se encuentran en las áreas externas a la empresa. Si bien la inseguridad no es un problema solo de nuestra empresa, sino en general de la ciudad, es nuestro deber tomar medidas inmediatas para que hechos como los ocurridos en el último mes no afecten la tranquilidad y seguridad de nuestros empleados.

Recomendaciones

1. 1. Ampliar y modificar el sistema de cámaras de tal forma que contemos con una red de vigilancia más abarcadora, moderna y funcional.
  2. Extender este sistema de vigilancia a las zonas circundantes de nuestras instalaciones, instalando cámaras en los postes y predios vecinos.
  3. Solicitar al cuadrante de la Policía Nacional mayor presencia en el sector, especialmente en las horas de la noche.
  4. Elaborar una estrategia basada en cursos de prevención y autocuidado que permitan, además, fortalecer el sentido de pertenencia y el cuidado colectivo entre nuestros empleados, con especial énfasis en los nuevos miembros de la empresa.

Juan Francisco Muñoz

Coordinador de Seguridad y Asuntos Internos

Netcomcol Ltda.

Bogotá, 28 de marzo de 2018

4. Referencias

Calavera, J. (2003). Manual para la Redacción de Informes Técnicos (2°Edición). Intemac.
Dintel, F. (2005). Cómo escribir textos técnicos o profesionales. Todas las claves para elaborar informes, cartas y documentos eficaces. Alba Editorial, S.L.

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