¿Cómo hacer una presentación efectiva en Power Point?

Recurso elaborado por Marcela Almeida 

Una presentación visual efectiva es un recurso importante para atraer la atención de la audiencia y para que el mensaje que se quiere transmitir tenga un mayor impacto. Esta guía reúne algunos pasos y recomendaciones para que el proceso de elaboración sea claro y efectivo.

Tabla de contenido

1. Planear el contenido
2. Organizar el contenido
3. Diseñar la presentación
4. Recomendaciones generales

1. Planear el contenido

El mensaje

• ¿Qué es lo que se quiere comunicar?
• ¿Cuál es el objetivo de ese mensaje?
• ¿Qué se quiere que la audiencia piense, sienta o realice?
• ¿Cuántas partes o secciones tiene ese mensaje?

La audiencia

• ¿Quién conforma la audiencia?
• ¿Con qué tipo de lenguaje está familiarizada?
• ¿Qué tipo de intereses específicos posee?

Los recursos

• ¿Qué tipo de elementos visuales requiere (imágenes,
• gráficos, íconos, videos)?
• ¿Qué textos se requieren? ¿Cuál es su extensión?
• ¿Cuál es la relación texto-imagen?

2. Organizar el contenido

La mejor forma de organizar el contenido es preguntarse: ¿cuál es el orden lógico en el que deberían mostrarse los elementos que componen el mensaje?

Secuencialidad

Una presentación tiene como objetivo exponer un tema de forma ordenada mediante una secuencia de ideas o conceptos.

• ¿Qué es lo primero que necesita saber la audiencia?
• ¿Es necesario definir algunos conceptos antes de abordar aspectos más específicos?
• ¿Los contenidos se abordarán de lo simple a lo complejo? ¿De lo general a lo particular o viceversa?
• ¿Cuál será la conclusión o el cierre de la presentación?
• ¿Los contenidos abordados permiten comprender la conclusión o el cierre?

Puntos focales

Los puntos focales exaltan algunas partes del contenido para reforzar la secuencia lógica y para que la presentación sea más dinámica. Estos puntos se logran mediante estrategias como cambiar el color de la diapositiva, ampliar el tamaño de la fuente o incluir elementos visuales llamativos como imágenes.

• ¿Qué es lo primero en lo que la audiencia debe enfocarse?
• ¿Qué ideas o conceptos son más importantes que los otros?
• ¿Qué ideas o conceptos son claves para comprender la presentación en general?

3. Diseñar la presentación

• Márgenes. Siempre use márgenes, incluso dentro de recuadros.
• Tamaño y tipo de fuente. Use fuentes sencillas y sin muchos ornamentos (Arial, Calibri, Tahoma, Verdana o Times New Roman). No utilice más de dos fuentes por documento. El tamaño mínimo recomendado es 16 pts. para el cuerpo y 22 pts. para los títulos.
• Color. Evite utilizar más de cuatro colores en su presentación. Además, es importante prestar atención al contraste entre la fuente utilizada y el fondo.
• Extensión. Utilice máximo seis líneas de texto en cada diapositiva. Incluya máximo dos ideas en cada diapositiva. Evite oraciones extensas o exceso de información. Recuerde: si muestra su presentación con mucha rapidez, distraerá a la audiencia. Si por el contrario, destina mucho tiempo a una sola diapositiva, aburrirá al público.
• Elementos visuales. Incluya imágenes, fotografías, gráficos, etc., que sean pertinentes para su presentación. Procure ubicar un elemento por diapositiva. En caso de que requiera realizar comparaciones, distribuya no más de cuatro elementos de forma clara y ordenada, estableciendo jerarquías. Utilice elementos visuales originales y aléjese de los prediseñados, probablemente su audiencia ya los conoce y no se sorprenderá.
• Listas y viñetas. Utilice listas y viñetas cuando requiera enumerar conceptos o palabras clave. No utilice viñetas para enumerar párrafos o ideas. En su lugar, ubique cada una de las ideas en diapositivas aparte.
• Animaciones. No utilice animaciones ya que tienden a distraer a la audiencia. Si desea agregar algunos efectos que contribuyan al ritmo de su presentación, las animaciones “aparecer” o “desaparecer” serán suficientes.

4. Recomendaciones generales

• No deforme las imágenes. Evite deformar las imágenes cuando necesite ampliarlas. Para mantener sus proporciones, amplíe la imagen desde las esquinas o manteniendo oprimida la tecla SHIFT mientras arrastra los bordes.
• No subraye. Si necesita enfatizar alguna palabra u oración, no subraye ya que dificulta la lectura y genera distracción. En su lugar, use cursivas o negrilla, opciones que cumplen el mismo propósito de forma más efectiva.
• No justifique o centre los textos. Procure alinear a la izquierda los textos que conforman el cuerpo del contenido. Lo anterior, para evitar que se creen ríos de espacios blancos entre las palabras (el único programa en el que esto no sucede es en Word).
• Ordene en el espacio. Administre los elementos de cada diapositiva de forma adecuada, simétrica y ordenada para evitar distracciones o Recuerde que las diapositivas son parte del guion de su presentación.
• No use fondos sobrecargados. Evite utilizar fondos sobrecargados ya que dificultan la lectura y modifican la legibilidad de los caracteres. En su lugar, utilice colores planos de fondo.

Nota

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